¿Cómo encontrar el mejor proveedor para un proyecto?

Existen proyectos que para nuestro equipo de trabajo es fácil de realizar, pero también existen los proyectos que nuestro equipo indicará que son difíciles y complicados, cuando eso sucede nos preguntamos ¿Quién podrá ayudarnos a realizar este proyecto? La respuesta no es difícil, lo realizará un proveedor o un contratista con experiencia. Para conseguir estos proveedores debemos hacer público nuestra necesidad a fin de esperar las propuestas de los posibles contratistas.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:

Debemos tener en cuenta que esta búsqueda no es tan fácil como parece, debido a que para buscar proveedores debemos tener previamente definida nuestra “Solicitud de Propuesta de Proyecto”, este documento contiene de forma detallada información técnica, funcional y económica de lo que se espera de un proyecto.

Para conseguir los proveedores es necesario la identificación de un grupo selecto de contratistas y el envío de una copia de nuestra solicitud de propuesta a cada uno; otra forma es publicar anuncios en revistas, periódicos o ciertos sitios web informando que la solicitud de propuesta está disponible y dé instrucciones sobre cómo los contratistas interesados pueden obtener o descargar una copia.

Nuestro objetivo será que nuestra solicitud de propuesta llegue a los mejores proveedores o contratistas, sobre todo aquellos que tengan la experiencia y la capacidad para desarrollar lo indicado en la solicitud.

Para seleccionar un proveedor o contratista será necesario evaluar la propuesta de cada uno, los proveedores entienden que esto es una competencia, quien brinde las mejores condiciones será el ganador. Por lo tanto, los clientes deben tener cuidado de no brindar más información de lo debido a uno o más proveedores, pues esto podría generar que las propuestas dejen de ser atractivas o solo sean atractivas de algunos pocos.

Cuando un proveedor tiene más información que otro, este puede adaptar ciertas condiciones para ser más atractivo, dejando de lado a que su competencia también pueda adaptarse. Por ejemplo, si estoy buscando proveedores para desarrollar una página web en PHP (únicamente), pero a un proveedor le comento que en el futuro estoy pensado mejorar otras webs con HTML, o que posiblemente necesite una web con carrito de compras, este proveedor lo que va a hacer es adaptarse a la información nueva información que le proporcione con el fin de ser más competitivo, pero no necesariamente significa que sea el mejor.

Si bien es cierto, muchas veces los proveedores necesitan aclarar ciertas dudas (sucede cuando nuestra solicitud no es clara ni precisa) para brindar su mejor propuesta, lo ideal es reunir a los candidatos para explicar la solicitud de propuesta y responder todas las preguntas de los proveedores o contratistas interesados.

Al inicio del artículo se dijo que solo solicitaremos propuestas de proveedores cuando el proyecto no pueda ser realizada por nuestro equipo de trabajo, por lo tanto, si nuestro equipo es capaz no será necesario la propuesta de un proveedor. Sin embargo, ahora se nos viene otra pregunta: ¿Siempre será necesario buscar propuestas cuando mi equipo no pueda realizar proyectos?

Cabe señalar que no todos los ciclos de vida del proyecto incluyen la preparación de una solicitud de propuesta y la posterior presentación de las propuestas de los contratistas. Algunos esfuerzos se mueven de la fase de inicio hacia las fases de planeación y ejecución del ciclo de vida, es decir, el proveedor que ya conoce el proyecto puede seguir avanzándolo, esto evita los pasos de elaborar la solicitud de propuesta y esperar las propuestas de proveedores.

Por ejemplo, cuando una empresa decide implementar SAP-ERP para satisfacer determinada necesidad puede emplear su propio personal y equipo de proyecto en vez de contratistas externos. O cuando un grupo de voluntarios decide organizar un festival de las artes de una semana de duración, los voluntarios pueden optar por hacer todo el trabajo ellos mismos (desde la idea hasta la ejecución). Cuando la víctima de un accidente requiere una serie de cirugías reconstructivas, un equipo de cirujanos determinará qué se debe hacer y luego planear y realizar una serie de operaciones a lo largo de varios años. En todos estos ejemplos las solicitudes de propuesta de los contratistas no serían apropiadas.