Así como existen organizaciones preparadas para afrontar proyectos, también existen casos de organizaciones que no cuentan con el conocimiento experto o con el personal para ejecutar adecuadamente un proyecto o partes de este, para estos casos será necesario subcontratar a un proveedor externo o contratista que apoye en todas o algunas fases de la gestión del proyecto.
Contratar un proveedor no están tarea sencilla pero tampoco debe ser complicada, el objetivo será elegir al mejor proveedor según nuestras necesidades, para ello la organización debe hacer uso de un documento denominado “Solicitud de Propuesta de un Proyecto”.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es la Solicitud de Propuesta de un Proyecto?
2. Objetivo de la Solicitud de Propuesta de un Proyecto
3. Contenido de la Solicitud de Propuesta de un Proyecto
1. ¿Qué es la Solicitud de Propuesta de un Proyecto?
La Solicitud de Propuesta de un Proyecto o en ingles Request for Proposal con sus siglas RFP, es un documento que contiene de forma detallada información técnica, funcional y económica de lo que se espera de un proyecto.
El objetivo de este documento será presentarlo a varios proveedores para que cada uno de ellos nos envíe su propuesta bajo los parámetros que hemos definido para nuestro proyecto, posteriormente recepcionaremos sus propuestas, para evaluar y seleccionar la mejor.
2. Objetivo de la Solicitud de Propuesta de un Proyecto
El propósito de la preparación de una solicitud de propuesta es establecer, de manera completa y con detalle, lo que se requiere, desde el punto de vista del patrocinador/cliente, para hacer frente a la necesidad identificada.
Una buena solicitud de propuesta permite a los contratistas entender lo que el cliente espera para que puedan preparar una propuesta meticulosa que cumpla los requerimientos del cliente a un precio realista.
3. Contenido de una Solicitud de Propuesta de un Proyecto
Toda Solicitud de Propuesta de un Proyecto o Request for Proposal contiene información que posteriormente nos ayudará a seleccionar al mejor contratista, por lo tanto, el RFP debe:
I. Describir el Objetivo del proyecto.
Incluye la razón de ser del proyecto con el fin de que pueda servir a los contratistas para preparar propuestas más aterrizadas y detalladas.
II. Describir el Alcance del trabajo.
Una descripción del trabajo se refiere a la descripción del proyecto, en ella se explican de manera resumida las tareas o elementos de trabajo principales que el cliente quiere que el contratista o equipo de proyecto realice.
III. Definir los Requerimientos del cliente.
Los cuales definen las especificaciones y los atributos. Los requerimientos se refieren a tamaño, cantidad, velocidad y otros parámetros físicos u operativos con los que debe cumplir la solicitud propuesta por el contratista. Algunos requerimientos se refieren al desempeño. Los requerimientos también hacen referencia a normas y códigos que deben utilizarse y cumplirse.
IV. Definir los Entregables.
Los entregables son los elementos tangibles que el cliente espera que el contratista le proporcione. Los entregables también podrían incluir reportes periódicos sobre el avance o un informe final que el cliente solicite al contratista.
V. Aclarar los Criterios de Aceptación.
Es la definición que el cliente usará para determinar si los entregables del proyecto se completaron con base en sus requerimientos. Quizá en algunos casos también sea necesario establecer las aprobaciones por el cliente para para el cierre de cada actividad previo a la presentación de un entregable.
VI. Aclarar el tipo de contrato y condiciones de pago que el cliente pretende usar.
Podría ser un contrato de precio fijo, en cuyo caso el cliente pagará al contratista un monto fijo, independientemente de cuánto le cueste al contratista hacer en realidad el trabajo (el contratista asume el riesgo de incurrir en una pérdida); o el contrato podría ser por tiempo y materiales, en este caso el cliente pagará al contratista los costos reales.
VII. Establecer el cronograma requerido.
Para que sea de conocimiento cuando debe ser la fecha de finalización requerida para el proyecto, la solicitud de propuesta también puede indicar las fechas requeridas para los hitos principales durante el proyecto.
VIII. Proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas.
Si el cliente va a comparar y evaluar propuestas de varios contratistas, es importante que sean compatibles en formato y contenido para que la evaluación sea justa. Las instrucciones podrían requerir un esquema o tabla de contenido, un número máximo de páginas, detalles específicos para proporcionar un desglose minucioso de los costos e incluso el tamaño de fuente y los márgenes de la propuesta.
IX. Indicar la fecha de entrega.
Los clientes quieren recibir todas las propuestas en una fecha determinada para compararlas y evaluarlas al mismo tiempo. Los clientes suelen establecer en la solicitud de propuesta que no se aceptará ninguna propuesta presentada después de la fecha de entrega para su consideración, porque no sería justo dar a algunos contratistas más tiempo.
X. Indicar criterios de evaluación.
Éstos son los criterios que el cliente usará para evaluar las propuestas de los contratistas competidores con el fin de elegir al que realizará el proyecto. Los criterios de evaluación pueden incluir lo siguiente:
a. Experiencia del contratista con proyectos parecidos. ¿Hace cuánto tiempo que el con.tratista completó proyectos similares? ¿Los completó dentro del presupuesto y según el programa o cronograma? ¿Los clientes quedaron satisfechos?b. Método técnico propuesto por el contratista. ¿Qué tecnología se utilizará? ¿Qué tipo y configuración de hardware se usará? ¿Qué lenguaje de software se utilizará para desarrollar el sistema de información de la administración?c. El cronograma. ¿El contratista podrá cumplir con el programa requerido?d. Los costos. Si la estimación se basa en el tiempo y los materiales, ¿los costos son razonables? ¿Quedan algunos artículos? Si Parece que el contratista ha presentado un costo estimado bajo, pero ¿sumará los costos una vez que el proyecto esté en ejecución, con lo cual los costos finales serán mucho mayores que los costos estimados originales?