Cuando los contratistas elaboran una propuesta, generalmente compiten con otros contratistas para ganar un contrato. Por consiguiente, deben procurar no fijar un precio excesivo para el proyecto propuesto, pues el cliente quizás elija a un contratista de menor precio. Asimismo, los contratistas deben poner el mismo cuidado para no fijar un precio demasiado bajo; de lo contrario, perderían dinero en vez de obtener una ganancia o solicitarle fondos adicionales al cliente, lo que podría dañar la reputación del contratista.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es la estimación del presupuesto?
2. ¿Cómo determinar el precio del proyecto?
1. ¿Qué es la estimación del presupuesto?
Según PMBOK la estimación del presupuesto consiste en sumar los costos para crear una línea de base de costo. En ella se encuentran los presupuestos autorizados para hacer el proyecto. Es importante indicar que el presupuesto no es inamovible; es decir, puede cambiar, siempre y cuando se tomen las medidas necesarias para las consecuencias de esta modificación.
Para no cometer errores al momento de determinar al presupuesto y así poder fijar correctamente el precio de la propuesta, se deben considerar una serie de elementos. Por ejemplo, un cronograma de proyecto para establecer las fechas de inicio y culminación para cada tarea. También un calendario de recursos, que sirve para determinar los recursos con los que se podrá contar en un día determinado.
Asimismo, también se debe considerar los contratos en los que se encontrarán los costos relacionados con los productos o servicios adquiridos, entre otros elementos.
2. ¿Cómo determinar el precio del proyecto?
El contratista debe tener en cuenta los siguientes puntos cuando determine el precio para el proyecto propuesto:
- Crear una lista de acciones y tareas. Registrar las actividades que se deben llevar a cabo para la operación del proyecto es tan importante como contemplar aspectos como la obtención de permisos y la relocalización, para así estimar cuanto invertirán en dichas actividades.
- Realizar una estimación temporal. Una vez conocidas las acciones que se deben ejecutar para el desarrollo del proyecto, es el momento de evaluar cuánto tiempo tomará cada una de ellas, ya que un mayor tiempo va a implicar un mayor costo de la mano de obra y de los equipos o maquinarias que serían alquiladas para el proyecto.
- Calcular los costos laborales internos. Se refiere a los gastos del personal que figura en planilla. Este precio se determina tomando en cuenta la cantidad de empleados que serán necesarios para llevar a cabo las tareas del proyecto y el tiempo que demorarán las mismas.
- Calcular los costos de mano de obra externa. Por lo general, en un proyecto se debe recurrir a otra compañía para la ejecución de algunos trabajos. Estos recursos deben tomarse en cuenta en la estimación de costos.
- Investigar los materiales para el proyecto. En todo proyecto, llegará un momento en el que se necesitará la utilización de herramientas o equipos. También debe contabilizarse los costos de estos materiales.
- Establecer un amortiguador financiero. Es importante tener un porcentaje de dinero destinado a sobrecostos, pago de horas extras o aumentos de los costos de los suministros durante el desarrollo del proyecto. Si el proyecto propuesto involucra un esfuerzo que no se ha realizado antes, tal vez sea necesario incluir un monto alto para los fondos de contingencia, o reserva administrativa.
- Fiabilidad de los costos estimados. El contratista debe tomar el tiempo para pensar en el proyecto y estimar los costos con un alto nivel de exactitud, en vez de hacer un cálculo aproximado. Lo ideal sería que los costos se basaran en un proyecto similar reciente o, en el caso de los costos de materiales, en listas de precios, catálogos o presupuestos actuales. Es recomendable pedir ayuda a personas con experiencia o especialistas para estimar el esfuerzo de la mano de obra. En general, cuanto más detalladas sean las estimaciones de los costos, será mejor.
- Valor del proyecto para el contratista. Quizás haya situaciones en las que el contratista esté dispuesto a aceptar un precio ajustado o bajo. Por ejemplo, un proyecto que es especialmente valioso para el contratista, que ofrece una oportunidad para ampliar las capacidades o expandirse hacia nuevos tipos de proyectos. Éste sería el caso de un contratista de construcción que se ha dedicado sólo a proyectos de remodelación y ahora quiere dedicarse a la construcción de viviendas completas, por lo que está dispuesto a obtener pocas ganancias a cambio de entrar en el mercado y forjarse una reputación.
- Presupuesto del cliente. Un contratista que sabe cuánto dinero ha presupuestado el cliente para un proyecto no debe presentar un precio que exceda dicho presupuesto. Aquí es donde es importante hacer un buen marketing previo a la solicitud de propuesta. Al ayudar a un cliente potencial a identificar una necesidad o presentar una propuesta no solicitada con costos estimados, un contratista puede ayudar al cliente a determinar un presupuesto. Por tanto, si el cliente emite una solicitud de propuesta competitiva (y no revela el monto presupuestado para el proyecto), el contratista con la información “secreta” sobre el presupuesto del cliente puede estar en una mejor posición para presentar una propuesta con un precio aceptable que los contratistas que no han hecho una tarea parecida.
- Competencia. Si se espera que muchos contratistas presenten propuestas como respuesta a una solicitud de propuesta de un cliente, o si algunos de los contratistas que compiten están ansiosos de trabajar, tal vez sea necesario presentar un precio que incluya sólo una pequeña ganancia para aumentar las posibilidades de ganar el contrato.