Un contrato es un acuerdo entre el contratista, quien acepta realizar el proyecto y proporcionar un producto o servicio, y el cliente, quien acepta pagar a cambio cierta cantidad de dinero. El contrato debe explicar en detalle, de manera clara, los entregables que se espera que el contratista proporcione; así como algunos términos y condiciones diversas que pueden incluirse en el contrato de un proyecto.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué son los términos y condiciones de un contrato?
2. Términos y condiciones de un contrato de Gestión de Proyectos
1. ¿Qué son los término y condiciones de un contrato?
Los términos y condiciones son los detalles que las organizaciones plantean en un contrato para garantizar que se protegen sus derechos, también ayuda a prevenir y resolver los problemas, también es un instrumento que sirve para defenderse ante algún abuso.
Debemos asegurarnos de que los términos y condiciones sean legales, exigibles y estén alineados a la normativa vigente del país, de lo contrario, podría dejar a su empresa expuesta a responsabilidades legales o consecuencias no deseadas.
2. Términos y condiciones de un contrato de Gestión de Proyectos
Entre los más comunes tenemos:
Distorsión de los costos
Establece que es ilegal que el contratista exagere las horas o los costos generados por el proyecto.
Aviso de exceso de costos excedidos o retrasos en el programa
Subraya las circunstancias bajo las cuales el contratista debe notificar inmediatamente al cliente sobre costo excedido o retraso en el programa, presentando por escrito tanto la razón como un plan de acciones correctivas que reubiquen los costos dentro del presupuesto o vuelvan a poner el programa al día.
Aprobación del subcontratista
Indica que el contratista debe obtener la aprobación del cliente antes de emplear a un subcontratista para que realice una tarea del proyecto.
Equipo o información proporcionados por el cliente
Lista los elementos (como las partes para realizar pruebas) que el cliente proporcionará al contratista a lo largo del proyecto y las fechas en las cuales pondrá estos elementos a su disposición. Esta cláusula protege al contratista de incurrir en retrasos a causa de demoras en la entrega de la información, las partes u otros elementos por parte del cliente.
Patentes
Cubre la propiedad de patentes que resultan de realizar el proyecto.
Revelación de información confidencial
Prohíbe que una parte revele a un tercero la información confidencial, tecnologías o procesos empleados por la otra parte durante el proyecto o que los utilice para cualquier propósito distinto al que fueron destinados en el proyecto.
Consideraciones internacionales
Especifica las adecuaciones que deben hacerse para los clientes extranjeros. Los contratos para proyectos que se realizan para un cliente extranjero o se realizan en parte en un país extranjero pueden requerir que el contratista haga ciertas adecuaciones, como:
- Observar ciertos días festivos o reglas laborales
- Gastar cierto porcentaje de los costos del contrato para mano de obra y otros materiales dentro del país del cliente
- Proporcionar documentación, como manuales, especificaciones, materiales de capacitación y reportes en el idioma del cliente
Terminación
Establece las condiciones bajo las cuales el cliente puede dar por terminado el contrato, por ejemplo, el incumplimiento del contratista.
Condiciones de pago
Cubre las bases sobre las cuales el cliente hará los pagos al contratista. Algunos tipos de pagos son:
- Pagos mensuales, que se basan en los costos reales incurridos por el contratista
- Pagos mensuales o trimestrales iguales, basados en la duración general esperada del programa del proyecto.
- Porcentajes del monto total del contrato, pagados cuando el contratista complete los hitos o cuando el cliente acepte entregables específicos
- Un solo pago a la terminación del proyecto
En algunos casos, por ejemplo, cuando el contratista necesita comprar una cantidad significativa de materiales y suministros durante las primeras etapas del proyecto, el cliente proporciona un primer pago al inicio del contrato.
Pagos por bonos/penalizaciones
Algunos contratistas tienen una cláusula de bonos, donde se estipula que el cliente pagará al contratista un bono si el proyecto se termina antes de lo programado o supera otros requerimientos de desempeño. Asimismo, algunos contratos incluyen una cláusula punitiva, por medio de la cual el cliente puede reducir el pago final al contratista si el proyecto no se termina a tiempo o si no se cumplen los requerimientos de desempeño.
Algunas de estas penalizaciones suelen ser considerables, como 1% del precio total del contrato por cada semana que el proyecto se extienda más allá de la fecha de terminación requerida, hasta un máximo de 10%. Un retraso de 10 semanas en el programa podría anular las utilidades del contratista y provocarle pérdidas.
Cambios
Cubre el procedimiento para proponer, aprobar e implementar cambios al alcance, programa o presupuesto del proyecto. El cliente puede indicar los cambios o el contratista proponerlos. Algunos cambios requieren una modificación en el precio (aumento o disminución), otros no.
El cliente debe documentar y aprobar todos los cambios antes de que se incorporen al proyecto. Los clientes piden al contratista una estimación de precios de los cambios propuestos, junto con una indicación de su impacto en el programa antes de permitirle implementarlos.
Si un contratista hace cambios sin la aprobación del cliente o sólo de manera verbal con un empleado de la organización del cliente, que tal vez no esté autorizado a hacerlo, el contratista corre el riesgo de no cobrar el pago por el trabajo asociado con la realización de los cambios.