¿Cómo incorporar los cambios en proyectos?

En un proyecto pueden ocurrir cambios que tienen un impacto en el programa y en el presupuesto. Estos cambios podrían ser iniciados por el cliente, o por el equipo del proyecto, o ser resultado de un suceso imprevisto, a partir de estos cambios y del avance real del proyecto, es posible generar un programa actualizado que pronostique si el proyecto se terminará antes o después de la fecha requerida.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:

Los cambios representan revisiones al alcance del proyecto original y tienen un impacto en el programa y en el presupuesto. La intensidad del impacto, no obstante, depende de cuándo se solicitan los cambios. Si se solicitan al principio del proyecto pueden tener un impacto menor en el programa y en el presupuesto que si se solicitan cuando el proyecto ya está avanzado.

Por ejemplo, si el comprador de una casa (cliente) le dice al constructor que requiere el cambio del tamaño de la estancia y la reubicación de las ventanas de las habitaciones, estos cambios serían relativamente fáciles si la casa aún estuviera en la fase de diseño y se estuvieran preparando los bocetos. Sin embargo, si los cambios se solicitan después de que se colocan los marcos y se instalan las ventanas, el impacto en el programa y en el presupuesto será mucho mayor.

Cuando el cliente solicita un cambio, el contratista o el equipo del proyecto deben estimar el impacto en el programa y el presupuesto del proyecto y luego obtener la aprobación del cliente antes de proseguir.

Si el cliente aprueba las revisiones propuestas al programa y presupuesto, entonces cualquier actividad adicional, duración estimada revisada de las actividades, recursos estimados revisados y costos asociados deben incorporarse en el programa y el presupuesto del proyecto. Un ejemplo de un cambio iniciado por un equipo del proyecto es aquel en que un equipo que planea una feria toma la decisión de eliminar todos los juegos mecánicos para adultos debido a las limitaciones de espacio y al costo de los seguros. Entonces el plan del proyecto tendría que revisarse para eliminar o modificar todas las actividades relacionadas con la diversión para adultos. Un ejemplo de un cambio iniciado por un gerente de proyectos sería el caso de un contratista, a quien un cliente encarga el desarrollo de un sistema de facturación automatizado, sugiere que en vez de desarrollar software personalizado el sistema utilice el software estándar disponible con el fin de reducir los costos y acelerar el programa.

Algunos cambios consisten en la adición de actividades que se pasaron por alto cuando el plan original se desarrolló. Por ejemplo, que el equipo del proyecto se haya olvidado de incluir actividades asociadas con el desarrollo de materiales de capacitación y la capacitación misma para un sistema de información nuevo.

Otros cambios se vuelven necesarios debido a sucesos imprevistos, como una tormenta de nieve que ralentiza la construcción de un edificio, un producto nuevo que no logra pasar las pruebas de calidad o la renuncia de un integrante clave de un equipo del proyecto. Estos sucesos tendrán un impacto en el programa o el presupuesto y requerirán que el plan del proyecto se modifique.

Aún pueden surgir otros cambios suscitados por la inclusión de más detalles a medida que el proyecto avanza. No importa qué grado de detalle se utilice en el diagrama de red inicial, habrá actividades que puedan dividirse con un grado de detalle aún mayor a medida que el proyecto avanza.

Cualquier tipo de cambio, ya sea iniciado por el cliente, el contratista, el gerente del proyecto, un integrante del equipo o un suceso imprevisto requerirá una modificación al plan en cuanto al alcance, presupuesto o programa. Cuando estos cambios se acuerdan previamente se establece un plan inicial nuevo que se usa como punto de referencia, contra el cual se compara el desempeño real del proyecto.

Con respecto al programa del proyecto, los cambios pueden dar como resultado la suma o eliminación de actividades, una nueva secuencia de las actividades, el cambio de la duración estimada de las actividades o una nueva fecha de terminación requerida para el proyecto.

Con base en el avance real y en la consideración de otros cambios que pueden ocurrir, es posible generar un programa del proyecto actualizado de manera regular que pronostique si el proyecto se terminará antes o después de su fecha de terminación requerida.

Una vez que se han recabado los datos sobre las fechas de terminación reales de las actividades terminadas y los efectos de cualquier cambio en el proyecto, puede calcularse un programa actualizado en el que:

Como ejemplo del cálculo de un programa actualizado, considere el diagrama de red mostrado en la Figura 1 para el proyecto de estudio del mercado de consumo. Suponga lo siguiente:

a) La actividad 1, “Identificar a los consumidores meta”, se terminó en realidad el día 2.

b) La actividad 2, “Elaborar un cuestionario preliminar”, se terminó en realidad el día 11.

c) La actividad 3, “Hacer pruebas piloto del cuestionario”, se terminó en realidad el día 30.

a) Se descubrió que la base de datos que se iba a usar para preparar las etiquetas de correo no estaba actualizada, así que se debe comprar una nueva base antes de poder preparar las etiquetas de correo. Esta base de datos se solicitó el día 23. El proveedor tardará 21 días en entregarla.

b) Una revisión preliminar de los comentarios recibidos de la prueba piloto indica que es indispensable hacer revisiones significativas al cuestionario. Por consiguiente, la duración estimada de la actividad 4 debe aumentarse de 5 a 15 días.

La Figura 2 muestra el programa actualizado. Observe que la Holgura Total para la ruta crítica es de -5 días La fecha de terminación del proyecto prevista ahora es el día 135 (105 días de la ruta crítica: 15+10+55+7+8+10 más 30 días que se invirtieron para terminar las actividades 1, 2 y 3), que es posterior al tiempo de terminación requerido de 130 días