Una vez que se ha seleccionado el proyecto, éste se autoriza formalmente mediante un documento conocido como cédula del proyecto, a veces llamado project charter o autorización del proyecto o documento de inicio del proyecto. En este documento, el patrocinador, sponsor o cliente otorga la aprobación para seguir adelante con el proyecto y asigna los fondos.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es la cédula del proyecto?
2. Elementos de la cédula del proyecto
3. Ejemplos de cédula de proyecto
1. ¿Qué es la cédula del proyecto?
La cédula del proyecto o project charter es un documento que autoriza a seguir adelante con un proyecto, además proporciona las condiciones y parámetros clave que son el marco de trabajo para que el gerente del proyecto y el equipo del proyecto desarrollen un plan inicial detallado para realizarlo.
2. Elementos de la cédula del proyecto
El contenido y formato de la cédula del proyecto no es estándar, es decir, su contenido depende de cada organización. Sin embargo, podemos indicar que toda la cédula del proyecto debería incluir los siguientes elementos:
i. Título:
Todo proyecto debe tener un título, esta debe ser conciso y dar una imagen del resultado final del proyecto. Si existe una preocupación sobre la confidencialidad de que el proyecto no deba ser conocida por la competencia podemos colocarle un título genérico.
ii. Propósito:
Es el elemento que resume la necesidad y justificación del proyecto. Para apoyar la justificación de la selección del proyecto se puede hacer referencia a documentos previos, mientras más datos cuantitativos es mejor.
iii. Descripción:
Este elemento proporciona una reseña completa del proyecto. Puede incluir una explicación de las tareas principales, fases del proyecto, entregables e incluso una estructura de división del trabajo preliminar que esquematice los elementos de trabajo más importantes.
iv. Objetivo:
Este elemento contiene una declaración de lo que se espera lograr, es decir, el producto final o entregable final. Puede indicar el monto de los fondos autorizados para el proyecto y el tiempo de terminación previsto (ya sea como una fecha específica o como un intervalo de tiempo en semanas, meses, etc.).
v. Beneficios esperados:
Este elemento debe indicar los beneficios cuantitativos esperados que resultarán de la implementación del proyecto. Éstos describen las expectativas de los patrocinadores respecto a las medidas que definen el éxito del proyecto.
vi. Financiamiento:
Indica el monto total de los fondos necesarios que el patrocinador o cliente autoriza para el proyecto. A veces los fondos se liberan por etapas en función de los avances del proyecto. El financiamiento de las fases subsecuentes se basa en un avance satisfactorio y los resultados de las fases anteriores. También puede suceder que el financiamiento será cero, cuando no se necesitará financiamiento.
vii. Entregables más relevantes:
Son los productos parciales o finales que se espera se produzcan durante la ejecución del proyecto y al finalizar el mismo.
viii. Criterios de aceptación:
Aquí se escriben los criterios cuantitativos que el patrocinador usará para verificar y aceptar cada entregable. Su conformidad indica que el entregable se hizo correctamente y cumple con sus expectativas.
ix. Cronograma de hitos:
Es una lista de fechas o periodos límite para la realización de hitos en el cronograma del proyecto.
x. Supuestos clave:
Incluyen aquellos supuestos en que se basa la justificación del proyecto. Un supuesto también podría referirse a algunos recursos para el proyecto, como el caso de una empresa que obtiene el financiamiento para un proyecto de construcción a una tasa de interés de 5% o menos.
xi. Restricciones:
Podrían incluir un requerimiento para completar el proyecto sin interrumpir el flujo de trabajo actual, o la necesidad de subcontratar un proyecto debido a que la organización no tiene el conocimiento experto adecuado o la capacidad para llevar a cabo el proyecto con su propio personal.
Otra limitación sería que algunos miembros de cierto equipo del proyecto deben obtener un nivel particular de autorización de seguridad para trabajar en las partes del proyecto que se mantienen de forma reservada.
xii. Riesgos principales:
Identifican cualquier riesgo que el patrocinador considera con una alta probabilidad de ocurrencia o un alto grado de impacto potencial que podría afectar el logro exitoso del objetivo del proyecto.
xiii. Requerimientos de aprobación:
Definen los límites de la autoridad del gerente de proyectos. También se puede requerir una aprobación para que un proyecto pase de una fase a otra.
xiv. Responsable del proyecto:
Es la persona que el patrocinador elige para que lo represente durante el proyecto. La persona designada es con quien el gerente de proyectos debe comunicarse y a quien le debe responder con resultados. El patrocinador también podrá autorizar a la persona designada para que firme la aceptación de los entregables del proyecto.
xv. Firma y Fecha de aprobación:
Indican que el patrocinador ha autorizado el proyecto de manera oficial o formal. Suele pasar que dependiendo del monto de financiamiento, el nivel de riesgo o nivel de impacto en la organización, el responsable de la firma podría ser el presidente de la empresa, el gerente de operaciones o el gerente del departamento de tecnología de información.
La fecha de aprobación de la cédula de proyecto es importante porque se considera que es cuando se inicia la cuenta regresiva del reloj para el cumplimiento de los hechos más importantes en sus fechas previstas.
3. Ejemplo de cédula del proyecto
Lo anterior indicado son los elementos que debería contener una célula de proyectos, sin embargo, la realidad es que a veces se omiten algunos elementos o en otros casos se añaden algunos adicionales, veamos algunos ejemplos.
