Toda organización siempre va a preferir trabajar con personas, clientes y/o proveedores que ya conoce y en quienes ya confía, en consecuencia generar buenas relaciones comerciales marca una diferencia al momento de seleccionar un cliente o un proveedor. Las relaciones establecen las bases para el financiamiento y las oportunidades de ganar contratos, para construir estas relaciones es importante ser proactivo y comprometido.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. Acciones para construir buenas relaciones
2. Errores que debemos evitar en una relación
1. Acciones para construir buenas relaciones cliente-proveedor
La construcción de relaciones efectivas y exitosas requiere tiempo y trabajo, no sucede de la noche a la mañana, para lograrlo requiere que uno sea un buen aprendiz, te recomendamos lo siguiente:
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- Trate de hacer preguntas y escuchar. Conduzca la discusión para que gire en torno a ellos, y no a usted. Aprenderá más al escuchar que al hablar. Si usted muestra un interés genuino en sus asuntos, sus clientes se quedarán impresionados o se sentirán halagados de que se haya acordado.
- Trate de enterarse de información personal sobre ellos. Ideal conocer de dónde son, su profesión y empleos anteriores, en qué universidad estudiaron, sus pasatiempos o intereses, su familia, etc. pero sin parecer intrusivo.
- Busque aspectos en común. Quizá ¿Conocen personas de la misma ciudad o tienen intereses comunes (deportes, jardinería, libros, hijos de la misma edad)? ¿Asistieron a la misma universidad? Puede guardar esta información para recordarla más tarde en futuros encuentros.
- Haga sentir cómodo a su interlocutor. Muestre empatía hacia sus problemas sin importar si son de negocios o personales; busque oportunidades para felicitarlos o consolarlos, si se acaban de casar, tener un bebé o tener un deceso en la familia. Si usted sabe que un cliente tiene un interés personal o de negocios en particular, como montañismo, coleccionar antigüedades, o de una tecnología; envíele artículos de su interés, junto con una nota escrita a mano que diga: “Pensé que esto podría interesarle”.
- Realice contactos frecuentes. No sólo los contactemos cuando hay una oportunidad real de financiamiento o justo antes de que emitan una solicitud de propuesta. Planee con antelación programar una comida, o tal vez sólo pasar por la oficina para saludar. Si usted hace una visita de improviso y el cliente no se encuentra, asegúrese de dejar su tarjeta de presentación y una nota para hacerle saber que pasó por ahí.
- Trate de escuchar y comprender las necesidades de su interlocutor. Determine si usted o su organización pueden ayudar a que la empresa del cliente alcance sus metas y tenga éxito. Después de reunirse, exprésele siempre su agradecimiento por darse el tiempo para verse con usted.
- Ofrezca proporcionar ayuda que pueda necesitar. Debemos mostrar interés por atenderlo, puede extender una invitación para que lo visite a usted o a su empresa. Deje la puerta abierta para continuar el diálogo y desarrollar una relación más sólida.
- Actúe éticamente. La conducta ética en la relación con los clientes y socios también es necesaria para generar confianza, nada puede estropear una relación más rápido que decir algo que el cliente perciba como no ético.
- Genere credibilidad. Los clientes quieren estar seguros de que todos los proyectos que hacen con un proveedor o contratista tendrán éxito; entable una buena relación de trabajo con el contratista y ayude a los clientes a alcanzar sus metas de negocios.
- Mantenga una actitud positiva. Piense que todo es posible en sus relaciones con los clientes y socios.
- Aprenda a guiar las conversaciones. Debe aprender cuándo guardar silencio, cuándo no responder, o dar su opinión y cuándo cambiar el tema de conversación. Si usted responde al comentario de un cliente antes de que éste haya terminado de hablar, puede dar una respuesta totalmente fuera de lugar respecto a lo que él quería expresar.
- Sea cuidadoso. Procure ser cuidadoso y delicado al hacer o responder a comentarios o bromas que quizá tengan contenido inapropiado.
2. Errores que debemos evitar en una relación cliente-proveedor
Si actualmente tenemos una buena relación es bueno mantenerlo en el tiempo, para ello hay algunos puntos que debemos evitar cuando tenemos alguna reunión (no laboral – no negociación):
- Evite hablar de algunos temas que podrían conducir a fuertes desacuerdos. Por ejemplo, la política o religión a menos que conozca bien los puntos de vista del cliente.
- Evite concentrarse en discutir oportunidades de contratos posibles. Si habla demasiado de negocios o hace más preguntas sobre las próximas solicitudes de propuestas, el cliente sabrá que usted está tratando de sacarle información. En encuentros con los clientes y los socios no haga nada que dé la impresión de que usted está tratando de salirse con la suya ni actúe de manera sospechosa o dudosa.
- Evite exagerar o distorsionar la verdad. No divulgue chismes o rumores y luego diga al cliente que esa información es confidencial y que no debe revelarla a nadie más, pues le estará pidiendo que haga algo que usted no pudo hacer y el cliente le perderá la confianza.
- Evite formular preguntas impertinentes. Ni trate de entrometerse en información confidencial. Asimismo, si el cliente le pide que le proporcione información confidencial, debe decirle que no puede comentarla; lo respetará por ser honesto y confiable, y tendrá confianza en usted.
- Evite comentar negativamente sobre otras personas u organizaciones. Incluso si el cliente los hace. La primera impresión que usted deja en un cliente es fundamental para el desarrollo de una relación duradera y fructífera.
- Evite confrontaciones en discusiones. Controle sus emociones, no dé respuestas de las cuales pueda arrepentirse después. En temas difíciles es mejor consultar con la almohada y dar una mejor respuesta el día siguiente.
- Evite ser negativo. Ni piense que las cosas podrían no funcionar. En vez de eso, trate de sugerir propuestas creativas de cómo hacerlas. Los clientes quieren trabajar con personas que pueden resolver los problemas.