La fase de inicio del ciclo de vida del proyecto comienza con el reconocimiento de una necesidad, problema u oportunidad para el que se identifican uno o varios proyectos que harán frente a esa necesidad. Además de identificar los proyectos, se deben considerar y evaluar los beneficios y las consecuencias, las ventajas y desventajas, los pros y contras de cada proyecto para así poder seleccionar el proyecto que va implementarse.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Cómo identificar adecuadamente un proyecto?
2. ¿En qué consiste la selección del proyecto?
3. ¿Cuál es el proceso para seleccionar un proyecto?
1. ¿Cómo identificar adecuadamente un Proyecto?
Los proyectos se identifican de varias maneras: durante la planeación estratégica de una organización, como parte de sus operaciones de negocios normales, como consecuencia de sucesos inesperados o como resultado de un grupo de personas que deciden organizar un proyecto para encarar una necesidad particular.
Los proyectos se identifican como parte de las necesidades normales de funcionamiento o mantenimiento de una empresa, por ello es importante definir con claridad la necesidad u oportunidad que busca satisfacer el proyecto, cuantificar los beneficios esperados de la implementación del proyecto, conocer los costos asociados y las consecuencias de realizar el proyecto, todo ello para determinar si vale la pena intentar desarrollar el proyecto.
Recordemos que toda empresa tiene una cantidad limitada de fondos disponibles y, por tanto, en general quieren invertir en proyectos que realmente produzcan el mayor beneficio posible. A veces las organizaciones identifican muchas necesidades, pero tienen fondos limitados y pocas personas disponibles para realizar los proyectos potenciales. En tales casos, la empresa debe someterse a un proceso de toma de decisiones para priorizar y seleccionar los proyectos que produzcan el mayor beneficio general.
2. ¿En qué consiste la selección del proyecto?
La selección del proyecto consiste en evaluar proyectos potenciales y luego decidir cuál de ellos debe derivar en su desarrollo e implementación, para ello será necesario conocer los beneficios, las consecuencias, las ventajas, las desventajas de cada proyecto, estas pueden contener datos cuantitativos y cualitativos, con efectos tangibles e intangibles en la organización.
Los beneficios cuantitativos podrían ser financieros, por ejemplo, un aumento en las ventas o una reducción en los costos. También puede haber beneficios intangibles asociados a un proyecto, como la mejora de la imagen pública de una empresa o el fortalecimiento de la moral de los empleados. Por otro lado, existen consecuencias cuantitativas asociadas con cada proyecto, como el costo requerido para implementar el proyecto o los problemas de desempeño laboral mientras el proyecto está en plena implementación. Algunas consecuencias pueden ser menos tangibles, como las barreras legales o la reacción de un grupo de apoyo ante una causa particular.
3. ¿Cuál es el proceso para seleccionar un proyecto?
Los pasos en el proceso de selección de un proyecto incluyen:
Paso 1: Criterios de evaluación
Desarrollar un conjunto de criterios para evaluar el proyecto. Estos criterios probablemente incluirán factores tanto cuantitativos como cualitativos.
Paso 2: Lista de supuestos
Elaborar una lista de los supuestos con los que fundamentará cada proyecto. Por ejemplo, si el proyecto es la construcción en el centro de trabajo de una guardería o un centro de cuidado diurno para los hijos y familiares adultos mayores de los empleados en el lugar de trabajo, un supuesto sería que la empresa obtuviera un préstamo bancario para construir el centro de trabajo.
Paso 3: Obtención de datos
Recabar datos e información de cada proyecto que ayude a tomar una decisión inteligente respecto a la selección de un proyecto. Además de la recolección de datos cuantitativos, también puede ser necesario obtener otro tipo de información relacionada con cada proyecto potencial, por ejemplo, la información acerca de los varios grupos de interés que se verían afectados por el proyecto.
Los métodos de recolección de esta información podrían incluir encuestas, focus groups (grupos de enfoque), entrevistas o análisis de los informes disponibles.
Paso 4: Evaluación cada proyecto según criterios
Una vez que se han obtenido, analizado y resumido toda la información de cada proyecto potencial, éstos deben entregarse a todas las personas responsables de realizar la evaluación.
Resulta conveniente que varias personas se involucren en el proceso de evaluación y selección para que haya diferentes puntos de vista. Cada integrante del equipo o comité de evaluación y selección debe tener una formación y experiencia diferente para aportar distintas visiones al proceso de toma de decisiones.
Una persona de marketing conoce las preferencias de los consumidores, otra de finanzas conoce los costos y la situación financiera de la empresa, alguien de producción entiende los cambios necesarios en los procesos y las operaciones, alguien de tecnología de la información aporta conocimiento experto sobre la cantidad adicional de desarrollo de tecnología que se requiere y una más de recursos humanos puede determinar cualquier impacto en la cantidad de personal o necesidades de capacitación.
Aunque lograr el consenso del grupo sobre las prioridades y la selección del proyecto puede tomar tiempo y ser inclusive muy estresante, lo más probable es que sea una decisión más exacta que si la decisión recae en una sola persona. La decisión gozará también de mayor aceptación. Aunque la decisión final sea responsabilidad del propietario, presidente o jefe de departamento de la empresa, tener una idea clara del proceso de evaluación y selección, y contar con un comité equilibrado aumentará las posibilidades de tomar la mejor decisión que produzca el mayor beneficio para todos.