¿Cuál es el contenido del alcance del proyecto? | Definición del alcance

El alcance del proyecto especifica todo el trabajo que se debe realizar para producir todos los entregables del proyecto y que el patrocinador esté convencido de que todo el trabajo y los entregables cumplen con los con los criterios de aceptación y logran el objetivo del proyecto. Este documento es valioso para establecer una comprensión en común del alcance de proyecto entre los grupos de interés.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:

El documento de alcance del proyecto contiene las siguientes secciones:

Los cuales definen las especificaciones de las funciones o el desempeño para el producto final y otros entregables del proyecto. Pueden incluir especificaciones respecto a los parámetros de tamaño, color, peso o desempeño que el resultado del proyecto debe satisfacer.

En muchos casos, el cliente establece requerimientos de alto nivel (requerimientos no tan específicos) en la cédula del proyecto o solicitud de propuesta, pero el equipo del proyecto o contratista quizá necesite recabar información adicional del cliente o de los usuarios finales para afinar aún más los requerimientos. Esta información se obtiene o reúne por medio de entrevistas, encuestas o focus groups. 

En los proyectos de mejora de procesos o de sistemas de información es común obtener aportaciones de los usuarios finales que están mejor informados y más familiarizados con los procesos o sistemas existentes, ya que pueden tener requerimientos o sugerencias específicos para mejorar el proceso o el sistema actual.

Esta sección de requerimientos también debe incluir o hacer referencia a las especificaciones técnicas aplicables, las normas y los códigos que deben usarse y cumplirse con respecto a la calidad y el desempeño del trabajo y los entregables del proyecto. Es importante documentar con detalle los requerimientos en el documento de alcance del proyecto con el fin de que el patrocinador o cliente los comprenda claramente.

El cual define las principales tareas o elementos que deberán llevarse a cabo para realizar el trabajo que se necesita hacer y producir todos los entregables del proyecto. La declaración de trabajo define lo que hará el equipo de proyecto o el contratista. Si algo no se incluye en esta declaración, entonces se debe suponer que no se realizará. Pedir al contratista o equipo del proyecto que revisen la declaración de trabajo con el patrocinador o cliente permite asegurarse de que todo lo que el cliente espera está incluido.

La sección de declaración de trabajo del documento de alcance del proyecto es donde el contratista o equipo del proyecto pueden establecer y aclarar exactamente lo que incluye el alcance del trabajo, y ofrece una oportunidad para reconsiderar los elementos que el cliente quizás olvidó incluir en sus requerimientos o solicitud de propuesta.

Son los productos o resultados que el equipo de proyecto o contratista producirán y proporcionarán al cliente durante y a la terminación de la ejecución del proyecto. Aunque los entregables principales pueden definirse en la cédula del proyecto o en la solicitud de propuesta, deben ampliarse con mayor detalle en el documento de alcance del proyecto.

Una descripción detallada de cada entregable debe incluirse para contar con una base para que el equipo de proyecto o contratista y el cliente acuerden exactamente lo que se proporcionará; esto ayudará a manejar las expectativas de los clientes.

Deben realizarse para todos los entregables del proyecto y describirse con mayor detalle de lo que se establece en la cédula del proyecto o solicitud de propuesta. Las medidas cuantitativas o referencias a las especificaciones, normas o códigos que se utilizarán se establecen para cada entregable, ya que los criterios serán la base para que el cliente determine que un entregable es aceptable. La inclusión de las especificaciones o normas ayudará a garantizar la calidad del entregable. En algunos casos los criterios de aceptación son necesarios para describir ciertas técnicas de inspección, los procedimientos de pruebas o el equipo de pruebas específicas o instalaciones que deben usarse.

Una descripción clara de los criterios de aceptación de las medidas cuantitativas ayudará a evitar malentendidos. Por ejemplo, si los criterios de aceptación para las pruebas del prototipo de un producto nuevo no son claras y sólo establecen que el prototipo debe probarse por un periodo suficiente sin mostrar fallas, el equipo de desarrollo puede probar el prototipo durante dos días y esperar que el patrocinador apruebe y acepte el diseño y las especificaciones del prototipo; sin embargo, el patrocinador quizá tenía en mente que el periodo de pruebas durara 10 días. En este caso, los criterios de aceptación deberían haber indicado que el prototipo tenía que probarse durante un periodo de 10 días para demostrar que operaba continuamente y sin fallas, en vez de sólo “por un periodo suficiente”. Para algunos proyectos las condiciones de pago están vinculadas a la aceptación de ciertos entregables por parte del cliente.

Los criterios de aceptación claros e inequívocos de todos los entregables son importantes, ya que son la base para verificar que el alcance del proyecto se ha completado con base en los requerimientos y las expectativas del cliente.

Es una descomposición jerárquica del alcance de trabajo del proyecto en paquetes de trabajo que producen los entregables del mismo; los principales elementos de trabajo definidos en la sección de declaración del trabajo junto con la lista detallada de entregables proporcionan la base para crear una estructura de división del trabajo.

La estructura de división del trabajo es una técnica para organizar y subdividir todo el trabajo y los entregables en partes más manejables. Esta establece el marco para la planeación futura y permite elaborar un plan inicial para realizar el trabajo del proyecto.

El documento de alcance del proyecto puede incluir una estructura de división del trabajo de alto nivel en un formato de gráfica o como una lista estructurada de los elementos de trabajo y entregables asociados. Esta estructura será la base para crear una estructura de división del trabajo más detallada en el paso siguiente del proceso de planeación.

Al realizar el alcance del proyecto se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones adicionales: