Las propuestas de los contratistas suelen organizarse en tres secciones: Técnica, Administrativa y de Costos. El nivel de detalle de la propuesta dependerá de la complejidad del proyecto y del contenido de la solicitud de propuesta. Sin embargo, se debe tener en cuenta que los clientes podrían necesitar hacer una evaluación rápida de todas las propuestas presentadas y tal vez no tengan tiempo para revisar un gran número de propuestas voluminosas.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. Contenido de sección Técnica
2. Contenido de la sección Administrativa
3. Contenido de la Sección de Costos

1. CONTENIDO DE LA SECCIÓN TÉCNICA

El objetivo de esta sección es convencer al cliente de que el contratista entiende la necesidad o problema y puede proporcionar la solución menos riesgosa y más beneficiosa. Esta sección debe contener los elementos siguientes:

  • Comprender la necesidad. Aquí se debe mostrar al cliente que el contratista comprende a la perfección el problema que resolverá o la necesidad a la que hará frente y que establece las bases para la solución que propondrá. En esta parte se podría describir en forma narrativa o gráfica la situación actual de los clientes.

  • Enfoque o solución propuesta. Algunas necesidades se prestan, por su naturaleza, a una solución propuesta determinada. Otros problemas, sin embargo, no lo hacen. Un problema puede requerir que se realice una tarea de análisis y desarrollo como parte del proyecto propuesto antes de que una solución específica se describa con detalle. En casos como éste, la propuesta del contratista debe describir el enfoque o la metodología que se utilizará en el desarrollo de la solución. Esta parte de la sección técnica puede contener lo siguiente:
    • Una descripción de cómo el contratista recabará, analizará y evaluará los datos y la información sobre la necesidad o problema.
    • Una descripción de los métodos que utilizará el contratista para evaluar otras soluciones o desarrollar la solución propuesta.
    • La justificación del enfoque o la solución propuesta. Esta justificación puede basarse en experimentos realizados con anterioridad por el contratista, su experiencia en la solución de problemas similares o una tecnología protegida única que el contratista usará para hacer frente a la necesidad.
    • La confirmación de que la solución o enfoque propuesto cumplirá con cada uno de los requerimientos físicos, operativos y de desempeño señalados en la solicitud de propuesta del cliente. Si el contratista no puede cumplir con un requerimiento específico de un cliente debe mencionar ese hecho en su propuesta. Una variación de los requerimientos específicos se conoce como excepción. Aunque los contratistas deben evitar hacer excepciones a los requerimientos del cliente, puede haber circunstancias donde una excepción sea apropiada.

  • Beneficios para el cliente. El contratista debe señalar cómo el enfoque propuesto beneficiará al cliente y cumplirá con los criterios de éxito del proyecto o logrará los resultados esperados. Los beneficios podrían ser cuantitativos o cualitativos y podrían incluir ahorros en los costos, reducción del tiempo de procesamiento, etc. Esta parte de la propuesta debe ayudar a convencer al cliente del valor del enfoque propuesto en comparación con las propuestas de los contratistas competidores.
Técnica, Administrativa y de Costos

2. CONTENIDO DE LA SECCIÓN ADMINISTRATIVA

El objetivo de esta sección es convencer al cliente de que el contratista puede hacer el trabajo propuesto y lograr los resultados buscados. Esta sección debe contener los siguientes elementos:

  • Descripción de las tareas del trabajo. El contratista debe definir las tareas principales que se realizarán en la ejecución del proyecto y proporcionar una breve descripción de lo que incluye cada una de ellas.

  • Entregables. El contratista debe hacer una lista de todos los entregables (productos o elementos tangibles) que proporcionará durante el proyecto, como reportes, dibujos, manuales y equipo.

  • Programa del proyecto. El contratista debe proporcionar un programa o cronograma para realizar las tareas principales requeridas para completar el proyecto. El programa muestra que el contratista puede terminar el proyecto dentro del marco de tiempo establecido en la solicitud de propuesta; este programa de las tareas puede entregarse en uno de varios formatos: como un diagrama de Gantt, o un diagrama de red. Además de las tareas principales, el programa podría incluir fechas para otros hitos como juntas de revisión importantes, actividades de aprobación del cliente y la terminación de los elementos entregables.

  • Organización del proyecto. El contratista debe describir cómo se organizarán el trabajo y los recursos para realizar el proyecto. Para proyectos grandes que involucran a muchas personas y subcontratistas o socios, tal vez sea apropiado incluir un organigrama que muestre las principales funciones del proyecto junto con el nombre de la persona específica a la cual se asignará la responsabilidad de cada función. Los currículos de las personas clave que serán asignadas al proyecto deben ser incluidos para convencer al cliente de que aportarán experiencia relacionada significativa para garantizar el éxito del proyecto. Además, el contratista puede incluir una matriz de asignación de responsabilidades que liste las principales tareas del proyecto y el nombre de la persona, organización o subcontratista responsable de realizar cada tarea.

  • Experiencia relacionada. El contratista debe proporcionar una lista de proyectos similares que haya realizado. Además, describir brevemente cada proyecto anterior y explicar cómo la experiencia que obtuvo de ese proyecto le ayudará a ejecutar con éxito el solicitado. El valor monetario del contrato de cada proyecto también debe dar al cliente una idea de la capacidad del contratista para administrar proyectos de la magnitud del proyecto propuesto. Para cada proyecto similar anterior, el contratista podría incluir el nombre, cargo y número telefónico de una persona a la que el cliente pueda contactar para comprobar el desempeño del contratista; también puede incluir cartas de recomendación de clientes satisfechos. Asimismo, si se propone que las tareas se realicen por outsourcing con subcontratistas o socios, la experiencia relevante de dichas organizaciones también debe señalarse, incluyendo por qué fueron seleccionadas.

  • Equipo e instalaciones. Algunos proyectos requieren que el contratista use o tenga acceso a equipo y materiales únicos. En estos casos, el contratista tal vez quiera proporcionar una lista del equipo y las instalaciones especiales con que cuenta, con el fin de convencer al cliente de que tiene los recursos necesarios.

3. CONTENIDO DE LA SECCIÓN DE COSTOS

El objetivo de esta sección es convencer al cliente de que el precio del contratista por el proyecto propuesto es realista y razonable. Esta sección contendrá tablas de costos estimados por el contratista de elementos como los siguientes:

  • Mano de obra. Esta parte proporciona los costos estimados de los diversos tipos de clasificaciones de las personas que trabajarían en el proyecto. Podría incluir las horas estimadas y la tarifa por hora para cada persona o clasificación. Las horas estimadas deben ser razonables. Si son demasiadas y están muy “infladas”, los costos totales estimados pueden ser superiores a lo que el cliente está dispuesto a pagar. Por otra parte, si las horas estimadas son pocas, el contratista puede perder dinero en el proyecto.

  • Materiales. Esta parte contiene el costo de los materiales que el contratista debe comprar para el proyecto.

  • Equipo. Algunos proyectos requieren de un equipo que debe comprarse sólo para esto. El equipo puede incluir artículos como computadoras y maquinaria.

  • Instalaciones. Algunos proyectos pueden requerir instalaciones especiales o un espacio adicional para el equipo del proyecto, por razones de seguridad, para almacenar materiales o construir, ensamblar y probar el producto final del proyecto. Si se necesitan estas instalaciones debe incluirse el costo estimado del alquiler del espacio.

  • Subcontratistas y consultores. Cuando los contratistas no tienen la experticia ni los recursos para realizar ciertas tareas de un proyecto, pueden subcontratar parte del trabajo a otros contratistas o consultores para que las realicen. Estos costos se incluyen en el costo total del proyecto.

  • Viajes. Si se requiere hacer viajes durante el proyecto, se incluirán los viáticos. El contratista primero debe estimar el número y la duración de los viajes.

  • Documentación. Algunos clientes quieren que el contratista presente por separado los costos asociados con los entregables de la documentación del proyecto.

  • Costos indirectos. Los contratistas deberán agregar un porcentaje de los costos en los puntos 3.1 al 3.7 para cubrir sus costos indirectos normales; es decir, los costos indirectos de hacer negocios, como seguros, depreciación, contabilidad, administración general, marketing y recursos humanos.

  • Incremento en los sueldos. Para proyectos grandes que se espera que tarden varios años en completarse, el contratista debe incluir los costos de los incrementos en las tasas salariales y los costos de los materiales a lo largo de la duración del proyecto.

  • Contingencia. La contingencia, o reserva administrativa, es una cantidad que el contratista puede incluir para cubrir situaciones inesperadas que surjan durante el proyecto, como elementos que se hayan omitido cuando se definió el alcance inicial del proyecto, actividades que deben realizarse de nuevo porque no se hicieron bien la primera vez (rediseños), los costos para cubrir la alta probabilidad de riesgos que pueden ocurrir o el alto impacto de estos.

  • Honorarios. Los diez puntos anteriores son costos. El contratista debe sumarlos y luego añadir un monto para los honorarios que piensa cobrar. El resultado obtenido es el precio que fija el contratista para el proyecto propuesto.