Es importante recordar que el proceso de presentación de propuestas es competitivo. Cada contratista debe tener en cuenta que su propuesta competirá con las de otros y que el cliente seleccionará a uno como el ganador y que no es suficiente con la presentación de una propuesta que cumpla con la descripción de trabajo y los requerimientos de la solicitud de propuesta para garantizar que será seleccionado ya que el cliente seleccionará la propuesta que le proporcione el mayor valor.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. Recomendaciones para elaborar una propuesta del proyecto
2. Características de una buena propuesta de proyecto
3. Consideraciones para elaborar una propuesta para un proyecto complejo
1. Recomendaciones para elaborar una propuesta del proyecto
Para que la propuesta presentada por el proveedor pueda convencer al cliente, el proveedor debe mostrar que su propuesta es la mejor, solo así va a poder tener la mayor posibilidad de lograr ser seleccionado. El contratista debe enfatizar su propuesta en:
- Entender realmente lo que el cliente está buscando.
- Demostrar que puede realizar el proyecto propuesto.
- Proporcionar el mayor valor al cliente.
- Mostrar su experiencia exitosa con proyectos afines anteriores.
- Mostrar a su equipo de trabajo técnico.
- Demostrar su profesionalismo en la realización de proyectos.
- Lograr los resultados previstos en el tiempo previsto.
- Lograr cumplir el presupuesto según lo previsto.
Pero debemos tener claro que una propuesta es un documento de venta, no un reporte técnico. Puede constar de varias páginas o varios volúmenes que contienen cientos de páginas, ilustraciones y tablas.
Una propuesta debe contener suficientes detalles para convencer al cliente de que el contratista proporcionará el mayor valor al cliente. No obstante, incluir demasiados detalles en una propuesta quizá abrume al cliente e incremente innecesariamente los costos de elaboración de la propuesta para el contratista.
2. Características de una buena propuesta de proyecto
En la propuesta, el contratista debe resaltar los factores únicos que lo diferencian de los competidores.
La propuesta debe hacer hincapié en los beneficios para el cliente si éste selecciona al contratista para que ejecute el proyecto. La identificación e inclusión de los socios o subcontratistas adecuados para realizar determinadas tareas clave en un proyecto propuesto puede proporcionar una ventaja competitiva significativa, sobre todo si esas organizaciones cuentan con la experticia técnica específica que es crucial para el proyecto, tienen una excelente reputación o su credibilidad ante el cliente es buena.
Las propuestas deben redactarse de una manera simple y concisa, sin ser extensas ni redundantes. Se debe usar una terminología con la que esté familiarizado el cliente y evitar las abreviaturas, acrónimos, la jerga y otras palabras que es probable que éste no conozca o entienda.
Las propuestas deben en lo posible usar ilustraciones y gráficas sencillas. Las ilustraciones demasiado complejas deben evitarse; los más probable es que varias gráficas sencillas sean más fáciles de comprender para el cliente que una gráfica compleja. Cuando se señale un punto o se proponga un enfoque o un concepto, tiene que sustentarse con la justificación, las razones o con datos.
Las propuestas deben abordar las necesidades específicas del cliente según fueron señaladas en la solicitud de propuesta, ya que las abordadas en términos generales harán que el cliente se pregunte si el contratista entiende realmente qué debe hacer y cómo hacerlo. Por ejemplo, imagine que uno de los requerimientos de una solicitud de propuesta de un cliente es el diseño de una parte de maquinaria especializada para producir 20 piezas por minuto. La propuesta de un contratista que establece que “la máquina que se va a diseñar producirá, de hecho, 20 piezas por minuto” es más convincente que una propuesta que afirma que “la maquinaria se diseñará para producir el número máximo de piezas por minuto”. El cliente tendrá dudas acerca de la última frase porque “máximo” podría significar una cantidad menor que 20 piezas por minuto. Finalmente, las propuestas deben ser realistas en cuanto al alcance, el costo y el programa previstos desde el punto de vista del cliente.
3. Consideraciones para elaborar una propuesta para un proyecto complejo
La preparación de la propuesta puede ser una tarea sencilla realizada por una persona, o ser un esfuerzo que requiere un uso intensivo de los recursos y de un equipo de organizaciones y personas con varios tipos de experticia y habilidades.
En el caso simple, el contratista después de reunirse con el cliente para conocer los requerimientos puede preparar una propuesta dentro de un periodo breve sin ayuda de otros. No obstante, en el caso de un proyecto complejo o de grandes dimensiones, cada contratista interesado debe integrar un equipo de muchas personas, subcontratistas o socios que le ayuden a desarrollar la propuesta. En estas situaciones, el contratista puede designar a un Gerente de Propuesta que coordine los esfuerzos del equipo con el fin de asegurar que se prepare una propuesta congruente y completa para la fecha de entrega señalada en la solicitud respectiva.
En el caso complejo, la propuesta para un proyecto de grandes dimensiones debe tratarse como un proyecto en sí mismo; por tanto, el Gerente de Propuesta coordinará con el equipo de propuesta para desarrollar un programa y entregarlo en la fecha indicada por el cliente.
- El programa debe incluir las fechas en que varias personas tendrán los borradores de las partes de la propuesta que les fueron asignadas, las fechas para realizar revisiones con las personas apropiadas del equipo y la fecha en la cual la propuesta estará terminada.
- El programa de propuesta también asigna el tiempo para su revisión y aprobación por parte de la gerencia dentro de la organización del contratista.
- Las propuestas que se entregan en respuesta a las solicitudes de propuesta para proyectos técnicos muy grandes pueden ser documentos muy extensos, que incluyen dibujos de ingeniería y cientos de páginas de texto. Y sí, estas propuestas suelen entregarse en un plazo de 30 días naturales a partir de la emisión de la solicitud de propuesta.
Los contratistas que licitan en proyectos de esta magnitud por lo general hacen un marketing previo a la solicitud de propuesta. De esta manera pueden tener una propuesta en borrador preparada incluso antes de que el cliente emita la solicitud formal. Cuando esto ocurre, durante los 30 días a partir del periodo de respuesta, el contratista revisa primero el borrador para incorporar cualquier requerimiento no anticipado y luego usar el tiempo restante para “preparar un paquete” con una propuesta profesional de primera.