Tener un documento de alcance del proyecto global es importante, ya que es la base para la creación de una estructura de división del trabajo. En dicho documento se definió lo que se debe hacer con respecto a la declaración del trabajo y los entregables. Una vez que ese documento ha sido preparado y acordado, el paso siguiente es crear una estructura de división del trabajo detallada que establezca cómo se hará el trabajo para producir los entregables del proyecto.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es la estructura de división del trabajo?
2. ¿Cuáles son los Formatos para la División del Trabajo del proyecto?
3. ¿Cuánto detalle debe incluir la estructura de división del trabajo?
4. Consideraciones para elaborar la Estructura de División del Trabajo
1. ¿Qué es la Estructura de División del Trabajo?
La Estructura de División del Trabajo conocido como EDT es una descomposición jerárquica, concebida en función de los entregables del alcance del proyecto en paquetes de trabajo que producen los entregables del proyecto.
La creación de una estructura de división del trabajo es un enfoque estructurado para organizar todo el trabajo y los entregables del proyecto en agrupaciones lógicas, las cuales a su vez se subdividen en componentes más manejables que ayudan a garantizar que el plan inicial incluye todo el trabajo y los entregables para completar el proyecto.
El EDT es un árbol jerárquico de entregables o elementos finales que el equipo del proyecto o el contratista realizarán o producirán durante el proyecto. La estructura de división del trabajo subdivide el proyecto en piezas más pequeñas llamadas elementos de trabajo. El elemento de trabajo con el nivel inferior en cualquiera de las ramas se llama paquete de trabajo, el cual incluye todas las actividades específicas que se deben realizar para producir el entregable asociado con dicho paquete.
La estructura de división del trabajo debe descomponerse hasta un nivel que identifique los paquetes de trabajo individuales para cada entregable específico usado en el documento de alcance del proyecto. El logro de todos estos paquetes de trabajo de nivel inferior, en la EDT, constituyen la terminación del alcance de trabajo del proyecto.
2. ¿Cuáles son los Formatos para la División del Trabajo del proyecto?
Los formatos que existen para crear una estructura de división del trabajo son las siguientes:
- Formato de Gráfica
- Formato de Lista estructurada.
2.1 Formato de Gráfica
La imagen muestra una estructura de división del trabajo en formato de gráfica para el proyecto de un evento recreacional de la comunidad. No todas las ramas de la EDT tienen que dividirse hasta el mismo nivel. La mayoría de los paquetes de trabajo mostrados en la imagen están en el segundo nivel, pero cuatro elementos de trabajo se dividen hasta un tercer nivel más detallado; un elemento de trabajo (voluntarios) sólo se dividió hasta el primer nivel.
2.2 Formato de Lista estructurada
La imagen muestra una lista estructurada para un proyecto de estudio del mercado de consumo. Este formato suele ser apropiado para proyectos grandes en los que una gráfica puede resultar demasiado grande y difícil de manejar.
Se puede observar que la lista estructurada también establece el entregable específico que se espera se complete con las actividades asociadas a cada paquete de trabajo de nivel inferior. Por ejemplo, el entregable del paquete de trabajo 1.1 (Diseño) es el Cuestionario aprobado; del paquete 1.2 (Respuestas) el entregable es Todas las respuestas completas recibidas; del 2.1 (Software), el entregable es el Software de aplicación funcionando, y del 2.2 (Reporte), es el Reporte final.
3. ¿Cuánto detalle debe incluir la estructura de división del trabajo?
Los criterios para decidir cuánto detalle o cuántos niveles deben incluirse en la estructura de división del trabajo son:
- El nivel en el que se produce un entregable específico como resultado o producto final del trabajo asociado a un paquete de trabajo. Por ejemplo, una EDT para la remodelación de una oficina podría tener uno de los paquetes de trabajo de nivel inferior etiquetado como “Mobiliario”, siendo el entregable la instalación de todos los muebles de oficina y accesorios nuevos. El paquete de trabajo incluiría todas las actividades de trabajo específicas para determinar qué tipo y cantidad de los muebles se necesita, preparar las especificaciones, elaborar solicitudes de propuesta, revisar las propuestas de los proveedores para diferentes diseños y precios, seleccionar el o los proveedores, y tener el mobiliario y los accesorios entregados, armados e instalados.
- El nivel en que existe un alto nivel de confianza en que todas las actividades que deben realizarse para producir el entregable pueden definirse, los tipos y cantidades de los recursos pueden determinarse, y la duración de las actividades y costos asociados pueden estimarse de manera razonable.
- El nivel en el que se puede asignar a una sola organización o persona la responsabilidad y la responsabilidad por los resultados de la realización del paquete de trabajo.
- El nivel al que el gerente del proyecto quiere monitorear y controlar el presupuesto, y recabar datos sobre los costos reales y el valor del trabajo realizado durante la ejecución del proyecto.
4. Consideraciones para elaborar la Estructura de División del Trabajo
Algunas consideraciones que debemos tener en cuenta son los siguientes:
- En proyectos grandes o complejos puede resultar difícil para una persona determinar todos los elementos de trabajo que se incluirán en la estructura de división del trabajo. Por consiguiente, el gerente del proyecto debe involucrar a miembros clave del equipo en el desarrollo de la EDT, ya que éstos pueden aportar una experticia, conocimiento o experiencia especiales que les ayudará a desarrollar una estructura de división del trabajo más amplia y completa. Invitar a otros integrantes del equipo a que participen en el desarrollo de la declaración del alcance del proyecto y la estructura de división del trabajo también fomentará el trabajo en equipo, el compromiso con el plan del proyecto y el compromiso para completar con éxito el proyecto.
- La estructura de división del trabajo indica por lo general la organización o la persona a quien se asigna la responsabilidad por el desempeño y la terminación de cada elemento de trabajo. Sin embargo, la EDT no es lo mismo que la gráfica o estructura de organización del proyecto. En algunos casos podría ser igual, pero en general no es así.
- La estructura de división del trabajo establece el marco para una planeación más amplia que permita elaborar un plan inicial para realizar el trabajo del proyecto.
- No existe una sola EDT ideal para todos los proyectos. Los diferentes equipos de proyectos pueden crear estructuras de división del trabajo ligeramente distintas para el mismo proyecto.