En los diagramas de red de grandes proyectos puede haber muchas rutas de actividades desde que inicia el proyecto hasta su terminación. Un proyecto no puede concluirse hasta que se termine la ruta de actividades más larga (la que tarda más tiempo). Esta ruta más larga en el diagrama de red general se denomina ruta crítica.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es la Ruta Crítica?
2. ¿Cómo obtener la Ruta Crítica del proyecto?
3. ¿Cómo mejorar la duración de la Ruta Crítica?
1. ¿Qué es la Ruta Crítica?
La ruta crítica o diagrama CPM (por sus siglas en inglés: “Critical Path Method”) es un método usado para calcular el tiempo estimado en el desarrollo de un proyecto. Su objetivo principal es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una secuencia de actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las actividades tiene una duración estimada.
La ruta crítica es una cadena de tareas vinculadas que afectan directamente a la fecha de finalización del proyecto. Si una tarea de la ruta crítica está retrasada, se retrasa todo el proyecto.
2. ¿Cómo obtener la Ruta Crítica del proyecto?
Una forma de determinar qué actividades conforman la ruta crítica es identificar cuáles tienen la holgura menor. Reste la primera fecha de terminación de la última fecha de terminación para cada actividad (o reste la primera fecha de inicio de la última fecha de inicio, ambos cálculos darán como resultado el mismo valor) y luego busque las actividades que tengan el menor valor (ya sea el menos positivo o el más negativo). Todas las actividades con este valor están en la ruta crítica.
Los valores de la holgura total para el proyecto de estudio del mercado de consumo se muestran en la Figura 1.
Figura 1: Programa para el proyecto de estudio del mercado de consumo, que muestra los valores de la holgura total
El valor menor es -8 días. Las actividades que tienen este mismo valor de holgura total forman la ruta 1-2-3-4-6-9-11-12-13. Estas nueve actividades conforman la ruta crítica, es decir, la que consume más tiempo. La duración estimada de las actividades en esta ruta suma hasta 138 días (3 + 10 + 20 + 5 + 10 + 65 + 7 + 8 + 10). Entre ellas, estas actividades deben acelerarse 8 días con el fin de completar el proyecto en su tiempo de terminación requerido de 130 días.
La Figura 2 resalta las actividades que conforman la ruta crítica.
Figura 2: Diagrama de red para el proyecto de estudio del mercado de consumo que muestra la ruta crítica
3. ¿Cómo mejorar la duración de la Ruta Crítica?
Para mejorar el tiempo de la Holgura Total de –8 días que se aprecia en la Figura 1, la duración estimada de una o más actividades de la ruta crítica debe reducirse.
Imagine que la duración estimada de “Enviar el cuestionario por correo y obtener las respuestas” se reduce de 65 a 55 días al acortar el tiempo que se da a los encuestados para devolver el cuestionario. Como la duración estimada de una actividad de la ruta crítica se reduce 10 días, la holgura total cambia de –8 días a +2 días. La duración estimada revisada de 55 días se puede utilizar para elaborar un programa revisado del proyecto, como indica la Figura 3. Este programa muestra que la ruta crítica ahora tiene una holgura total de +2 días y ahora se estima que el proyecto se terminará en 128 días, 2 días antes del tiempo de terminación requerido de 130 días.
Figura 3: Programa revisado para el proyecto de estudio del mercado de consumo
Como se mencionó anteriormente, un diagrama de red grande puede tener muchas rutas desde el principio hasta el fin. Algunas de ellas pueden tener valores positivos de holgura total; otras tener valores negativos. Las rutas con valores de holgura total positivos son rutas no críticas, mientras que aquellas rutas con valores cero o negativos de holgura total se conocen como rutas críticas. La ruta más larga suele llamarse ruta más crítica.
No es raro que el programa inicial que se elaboró para el proyecto tenga una holgura total negativa y por consiguiente se requieran varias iteraciones de revisión de los recursos estimados y la duración estimada de actividades específicas, o del cambio de la secuencia o las relaciones dependientes entre las actividades para llegar a un programa inicial aceptable. A veces el equipo del proyecto o el contratista hacen un ajuste forzado al programa para cumplir con la fecha de terminación requerida del proyecto, al reducir las duraciones estimadas de determinadas actividades y convencerse a sí mismos de que, de alguna manera, las actividades se realizarán en el lapso de tiempo reducido.
Por esta razón, si el proyecto no se termina a tiempo ¡se quedan pasmados! Para evitarlo se debe elaborar un programa realista, luego determinar cuánta holgura total negativa hay con base en el tiempo de terminación requerido por el cliente. En ese punto pueden determinar de manera racional cómo reducir la holgura negativa para desarrollar un programa aceptable que cumpla con la fecha de terminación requerida del proyecto. Para hacerlo deben tomar decisiones sobre cómo reducir las duraciones estimadas de actividades específicas en las rutas con holgura negativa.
Puede ser necesario buscar alternativas para añadir más recursos, trabajar horas extra, subcontratar ciertas tareas, reducir el alcance/las especificaciones, reemplazar algunos recursos con recursos de mayor experiencia y costo más alto, etc. Como último recurso, quizá sea necesario regresar con el patrocinador o cliente y pedirle una extensión de la fecha de terminación requerida del proyecto, más dinero para los recursos adicionales para acelerar el programa o la aprobación para reducir el alcance. Es mejor informar al cliente en una etapa temprana del proyecto en vez de sorprenderlo más adelante. Es importante manejar las expectativas de los clientes.