¿Cómo controlar el programa del proyecto? | Recalculo del programa

El programa del proyecto es fundamental para el desarrollo de las actividades de cualquier proyecto. Su correcta gestión permite controlar los tiempos, plazos y duración de las distintas fases del proyecto. Por ello, resulta imprescindible que los profesionales dedicados a la Dirección de Proyectos conozcan en profundidad las claves para el control del programa del proyecto.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:

El control del programa es un componente del proceso de realizar el control integrado de cambios. Este proceso se lleva a cabo durante la ejecución del proyecto y consiste en el seguimiento al estado del proyecto, de acuerdo con el programa de actividades, para registrar el avance del proyecto y gestionar los cambios que puedan surgir y que afectarían la línea base del calendario.

El control del programa involucra los siguientes cuatro pasos:

Si las acciones correctivas planeadas no dan como resultado un programa aceptable, estos pasos deben repetirse.

A lo largo de un proyecto, cada vez que un programa se recalcula, ya sea después de que se incorporan los datos de desempeño reales o los cambios al proyecto, o una vez que se planean las acciones correctivas, es necesario analizar el programa recién calculado para determinar si necesita una revisión posterior. El análisis del programa debe incluir la identificación de la ruta crítica y cualquier ruta de actividades que tenga una holgura negativa, así como todas aquellas rutas donde hayan ocurrido retrasos (es decir, donde la holgura haya empeorado) en comparación con el programa calculado previamente.

Debe aplicarse un intenso esfuerzo a las rutas con holgura negativa para acelerar el avance del proyecto. La cantidad de holgura determina la prioridad con que se aplican estos esfuerzos intensos. Por ejemplo, la prioridad principal debe asignarse a la ruta con la holgura más negativa.

Es importante identificar las acciones correctivas que eliminarán la holgura negativa del programa del proyecto. Estas acciones deben reducir la duración estimada de las actividades sobre las rutas con holgura negativa. Recuerde: la holgura para una ruta de actividades se comparte entre todas las actividades de esa ruta. Por consiguiente, un cambio en la duración estimada de cualquier actividad de esa ruta provocará un cambio correspondiente en la holgura de la misma.

Cuando se analiza una ruta de actividades que tiene holgura negativa, la atención debe centrarse en dos tipos de actividades:

Es decir, en progreso o por iniciarse en el futuro inmediato. Es mucho más acertado aplicar una acción correctiva decidida para reducir la duración estimada de las actividades que se harán a corto plazo, que hacer una planeación para reducir la duración estimada de las actividades programadas para algún momento en el futuro. Si usted posterga la aplicación de las acciones correctivas que reducirán la duración estimada de las actividades, puede suceder que la holgura negativa se deteriore aún más para esa fecha. A medida que el proyecto avanza, queda menos tiempo para emprender la acción correctiva.

Observe la Figura 1. Podemos ver que sería mejor tratar de reducir la duración de las actividades a corto plazo en la ruta crítica, por ejemplo, “Revisar los comentarios y completar el cuestionario” o “Imprimir el cuestionario”, que postergar la acción correctiva hasta la actividad que implica “Elaborar el reporte”.

La aplicación de acciones correctivas que reducirán 20% una actividad de 20 días (es decir, cuatro días) tiene un impacto mayor que la eliminación total de una actividad de un día. Por lo general, las actividades de larga duración presentan la oportunidad para hacer reducciones más grandes.

Observe de nuevo la Figura 1. Es posible que haya más oportunidad de reducir cinco días (o sea, 9%) la duración estimada de 55 días para “Enviar el cuestionario por correo y obtener las respuestas” que reducir las duraciones estimadas más cortas de otras actividades de la ruta crítica.

La clave para el control efectivo del programa es tratar de manera decidida cualquier ruta con valores de holgura negativos o que van empeorando en cuanto se identifiquen, en vez de esperar a que las cosas mejoren a medida que el proyecto avanza. Resolver los problemas del programa a tiempo reducirá al mínimo el impacto negativo sobre el presupuesto y el alcance.

Si un proyecto se atrasa demasiado, volver a ponerlo al día es más difícil y conlleva un costo, ya que se requiere invertir más dinero o reducir el alcance o la calidad. En proyectos que no tienen holgura negativa es importante no dejar que la holgura se deteriore al aceptar retrasos y disminuir los estándares. Si un proyecto está adelantado se debe luchar por mantenerlo así.