El Proceso de Control del Proyecto consiste en recabar con regularidad datos sobre el desempeño del proyecto, comparar el desempeño real con el planeado, y emprender de inmediato acciones correctivas en caso de que el desempeño real esté rezagado con respecto al planeado. Este proceso debe ocurrir con frecuencia a lo largo del proyecto, si no se realiza el seguimiento adecuado, resulta fácil perder de vista los objetivos.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Cómo es el proceso de control del proyecto?
2. Consideraciones para controlar proyectos
1. ¿Cómo es el Proceso de Control del proyecto?
En la Figura 1 se ilustra los pasos del proceso de control del proyecto. El primer paso es “Establecer un plan inicial” que muestre cómo el alcance del proyecto se logrará a tiempo y dentro del presupuesto. Una vez que el cliente y el contratista o equipo del proyecto acuerdan este plan inicial, se pasa al siguiente paso, “ejecutar el proyecto”. Por tanto, es necesario monitorear el avance para asegurarse de que todo marcha según lo planeado.
Figura 1: Proceso de Control del Proyecto
El paso que se sigue a continuación es la “entrega periódica de reportes”, la cual debe establecerse para comparar el avance real con el avance planeado.
La periodicidad de la entrega puede ser diario, semanal, quincenal o mensual, dependiendo de la complejidad o duración global del proyecto. Si se espera que un proyecto tenga una duración global de un mes, la periodicidad de la entrega de reportes podría ser tan breve como un día. Por otra parte, si se espera que un proyecto dure cinco años, los reportes se podrían entregar cada mes.
Durante cada periodo de entrega de reportes se deben recabar dos tipos de datos o información:
1) Datos sobre el desempeño real.
Esto incluye:
- La fecha real en que las actividades comenzaron o terminaron.
- Los costos reales incurridos y comprometidos.
- El valor ganado del trabajo terminado.
2) Información sobre cualquier cambio.
Esto incluye cambios en el alcance, el programa y el presupuesto del proyecto. Estos cambios podrían iniciarse por el cliente o el equipo del proyecto, o ser resultado de un suceso imprevisto. Observe que una vez que los cambios se incorporan en el plan y el patrocinador o cliente llegan a un acuerdo, se debe establecer un plan inicial nuevo. El alcance, programa y presupuesto del nuevo plan inicial pueden diferir de los del plan inicial original.
Es crucial que los datos y la información estudiados anteriormente se recaben de manera oportuna para que luego se utilicen en el paso siguiente, el cual es el de “Calcular un programa y un presupuesto actualizados para el proyecto”. Por ejemplo, si los reportes del proyecto se entregan cada mes, los datos y la información deben obtenerse lo más tarde posible en ese periodo mensual, de modo que al actualizar el programa y el presupuesto los cálculos se basen en la información más reciente posible. En otras palabras, un gerente de proyectos no debe recabar datos al principio del mes y luego esperar hasta fin del mismo para utilizarlos en el cálculo de un programa y un presupuesto actualizados, porque los datos estarán obsoletos y esto puede ocasionar que se tomen decisiones incorrectas acerca del estatus y las acciones correctivas del proyecto.
Una vez que el programa y el presupuesto actualizados se calculan, el siguiente paso que se da es el de “compararse con el programa y el presupuesto iniciales”, y analizarlos para buscar discrepancias con el fin de determinar si un proyecto está adelantado o atrasado y si excede o está por debajo del presupuesto. Si la situación del proyecto es buena no se necesitan acciones correctivas; el estatus se analizará de nuevo para el siguiente periodo de entrega de reportes. Si en caso contrario se determina que se requieren acciones correctivas, entonces se deben tomar decisiones respecto a cómo revisar el alcance, el programa o el presupuesto. Estas decisiones a menudo suponen un equilibrio entre alcance, tiempo y costo. Por ejemplo, la reducción de la duración estimada de una actividad puede requerir que se incrementen los costos para pagar más recursos o se reduzca el alcance de la tarea. Asimismo, la reducción de los costos del proyecto quizá requiera el uso de materiales con una calidad inferior a la planeada originalmente. En cuanto se toma una decisión respecto a qué acciones correctivas seguir, éstas deben incorporarse al programa y al presupuesto.
Por tanto, es necesario calcular un programa y un presupuesto revisados para determinar si las acciones correctivas planeadas resultan en un programa y un presupuesto aceptables. De lo contrario, se deberán hacer revisiones posteriores.
2. Consideraciones para controlar proyectos:
A continuación, se indican algunas recomendaciones para controlar proyectos:
- El proceso de control del proyecto es una parte importante y necesaria de la administración de proyectos. El hecho de establecer un plan inicial no es suficiente, ya que ni siquiera los planes mejor trazados funcionan a la perfección. La administración de proyectos es un método proactivo para controlar un proyecto de modo que se asegure el logro del objetivo del proyecto, incluso cuando las cosas no resultan según lo planeado.
- La clave para el control eficaz de un proyecto es medir el avance real y compararlo oportuna y regularmente con el avance planeado, y emprender de inmediato cualquier acción correctiva.
- El proceso de control continúa a lo largo de todo el proyecto. En general, entre más corto sea el periodo de entrega de reportes, mayores oportunidades habrá para identificar los problemas a tiempo y emprender acciones correctivas eficaces.
- Si un proyecto se sale mucho de control quizá sea difícil lograr el objetivo del mismo sin sacrificar el alcance, la calidad, el programa o el presupuesto. Puede haber situaciones en las que sea conveniente aumentar la frecuencia de la entrega de reportes hasta que el proyecto esté al día otra vez. Por ejemplo, si un proyecto de cinco años con entrega de reportes mensual se ve comprometido porque el programa se retrasa o el presupuesto está siendo rebasado cada vez más, se puede tomar la precaución de reducir el periodo de entrega de reportes a una vez por semana con el propósito de monitorear más de cerca el proyecto y el impacto de las acciones correctivas.