¿Cómo reducir la duración estimada de las actividades del proyecto?

Una gestión adecuada del proyecto permite controlar los tiempos, plazos y duración de las distintas fases del proyecto, un elemento crítico es el tiempo, al cliente se le indica una fecha y debemos cumplirlo, sin embargo sabemos que durante la ejecución pueden surgir muchos eventos que hacen que el proyecto se retrase, mientras más se retrase un proyecto más insatisfecho queda nuestro cliente, por lo tanto, debemos aprender algunos métodos para reducir el tiempo total del proyecto y cumplir con las fechas pactadas.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:

Algunos de los métodos más utilizados para reducir la duración estimada de las actividades del proyecto son:

Una manera obvia es asignar más recursos a una actividad para acelerarla, de esta forma las actividades terminarán antes de los estimado, reduciendo el tiempo total asignado para dicha actividad. No solo es incrementar la cantidad personas, también se puede ser incrementar otros recursos como maquinas, herramientas, dinero, etc.

Por ejemplo, se podrían asignar más personas a la actividad o pedir a las personas que trabajan en ella que aumenten el número de horas de trabajo por día o los días laborables por semana, o se podrían transferir recursos adicionales apropiados de actividades simultáneas que tengan una holgura positiva. Pero la incorporación de personas a una actividad a veces es una solución tardada, debido a que las personas ya asignadas se distraen de su trabajo para ayudar a los nuevos a adaptarse a su ritmo de trabajo.

Otro método es designar a una persona con mayor experiencia para que ayude en la actividad, de manera que ésta se realice en menos tiempo del que se invertiría si sólo trabajaran las personas menos experimentadas originalmente asignadas a dicha actividad. Las personas con experiencia pueden ejecutar tareas de forma más rápida, debido a que saben qué hacer, cuando hacerlo y como actuar ante eventos fortuitos.

Otra forma es a través de la reducción del alcance o los requerimientos de una actividad, así también se puede reducir su duración estimada. De alguna forma es hacer menos de lo planificado, pero con la finalidad de no retrasar la fecha de entrega de la actividad.

Por ejemplo, al aplicar sólo una capa de pintura en una recámara en vez de dos, como se planeó originalmente, se obtiene un resultado aceptable.

En algunos casos se podría tomar la decisión de eliminar totalmente algunas actividades, borrando las mismas y sus duraciones del programa. Usualmente se utiliza este método si la actividad no agrega o agrega poco valor al proyecto total, también pueden ser actividades de control, sin embargo, se corre el riesgo de que pueda detectarse posteriormente algún problema.

Por ejemplo, en la construcción de una casa cuando se decide no instalar una cerca alrededor de una propiedad.

Otro método más para reducir la duración estimada de las actividades es incrementar la productividad mediante métodos, procedimientos o tecnología mejorados. El objetivo es ser más eficientes en el trabajo que se debe realizar.

Por ejemplo, en vez de tener empleados que capturen los datos de una encuesta de clientes en una base de datos computarizada, se podría usar un escáner óptico.

Una vez que se decide cuáles serán las acciones correctivas específicas para reducir la holgura negativa, se debe revisar la duración estimada de las actividades apropiadas en el diagrama de red. Luego se debe calcular un programa revisado para evaluar si las acciones correctivas planeadas reducen la holgura negativa como se previó.

En la mayoría de los casos, eliminar la holgura negativa mediante la reducción de la duración de las actividades implica un sacrificio porque se genera un incremento en los costos o se reduce el alcance. Si el proyecto está muy retrasado (esto es, si tiene una holgura negativa considerable), tal vez se requiera un incremento significativo en los costos, la reducción del alcance de trabajo o una disminución de la calidad para volver a ponerlo al día. Esto podría poner en peligro el objetivo del proyecto en general, afectando sus elementos, es decir, el alcance, el presupuesto, el programa o la calidad.

En algunos casos, el cliente y el contratista o equipo del proyecto deben reconocer que uno o más de estos elementos no puede lograrse. Por tanto, el cliente quizás tenga que, por ejemplo, extender la fecha de terminación requerida o generar una discusión sobre quién debe absorber cualquier incremento en los costos para acelerar el programa: el contratista o el cliente.

Algunos contratos incluyen una cláusula mediante la cual el cliente pagará al contratista un bono si el proyecto se termina antes de lo programado. Por el contrario, algunos contratos incluyen una cláusula punitiva, por medio de la cual el cliente reduce el pago final al contratista si el proyecto no se termina a tiempo. Algunas de estas penalizaciones pueden ser considerables. En cualquiera de estas situaciones, el control efectivo del programa es crucial.