¿Cuáles son las fases de la administración de proyectos? | Ciclo de vida

Sabemos que un proyecto no se extiende infinitamente en el tiempo, todo tiene una fecha de inicio y una fecha de fin, esto nos lleva a la conclusión de que todo proyecto posee un ciclo de vida, sin embargo, el tiempo de vida será relativo ya que en algunos casos un proyecto dura unas cuantas semanas, en otros varios años, dependerá del contenido, la complejidad y la magnitud del proyecto.

El ciclo de vida de un proyecto se divide en 4 fases o 4 etapas, estas son:

Consiste en la identificación de una necesidad o problema, puede dar como resultado que el patrocinador que autoriza un proyecto haga frente a la necesidad identificada o resuelva el problema. Los proyectos se inician cuando una necesidad es identificada por el patrocinador (recordemos el patrocinador es la persona dispuesta a aportar los fondos para la ejecución del proyecto).

Es importante definir correctamente la necesidad, ya que a veces podemos tener un problema, pero la necesidad que detectemos sea errada, es decir nuestro proyecto no solucionaría el problema de fondo. La necesidad de los proyectos suele identificarse como parte del proceso de planeación estratégica de una organización.

Las organizaciones pueden tener muchos proyectos que les gustaría seguir, pero están limitadas por la cantidad de fondos disponibles. Por esta razón, la organización debe emplear un proceso de selección de los proyectos que realizará. Una vez que se seleccionan los proyectos, se autorizan formalmente mediante un documento conocido como cédula del proyecto o acta de constitución del proyecto.

La cédula puede incluir las razones o la justificación de los objetivos del proyecto y los beneficios esperados, los requerimientos generales y condiciones, como el monto de los fondos autorizados, la fecha de terminación requerida, los entregables intermedios y finales, las revisiones y aprobaciones, y los supuestos más importantes.

Si la organización decide usar recursos externos (proveedor) para realizar el proyecto, preparará un documento llamado solicitud de propuesta (SDP). Mediante este documento, el patrocinador solicita a los proveedores que presenten propuestas de cómo harían frente a la necesidad, los costos asociados con ésta y el programa para hacerlo.

Antes de iniciar el proyecto, el equipo del proyecto o proveedor debe tomarse el tiempo suficiente para planearlo adecuadamente. Es necesario establecer un plan de trabajo que muestre cómo se completará el alcance del proyecto dentro del presupuesto y en el tiempo previsto. Tratar de realizar un proyecto sin un plan es como tratar de armar un mueble de sala sin leer ni comprender las instrucciones.

Sin embargo, existen personas que piensan que la planeación es innecesaria o que representa una pérdida de tiempo, la consecuencia a serpa que más adelante necesitarán encontrar tiempo para rehacer las cosas erradas. Es importante planear el trabajo y después trabajar el plan, de lo contrario, habrá caos y frustración, y el riesgo de que el proyecto fracase será mayor.

La planeación consiste en determinar qué se debe hacer (alcance, entregables), cómo se hará (actividades, secuencia), quién lo va a hacer (recursos, responsabilidad), cuánto tiempo tomará hacerlo (duración, programa), cuánto dinero costará (presupuesto), y cuáles son los riesgos. El resultado de este esfuerzo es un plan inicial, es decir, un plan de acción según los requerimientos y las limitaciones estipulados en la cédula del proyecto o contrato. Este plan también se utilizará como punto de referencia para comparar el avance real.

Tomarse el tiempo para desarrollar un plan bien elaborado es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. Muchos proyectos rebasan sus presupuestos, incumplen sus fechas de terminación o satisfacen sólo parcialmente porque no se implementó un plan inicial viable antes de comenzar.

Una vez que el plan inicial se ha desarrollado, el equipo del proyecto, dirigido por el gerente, ejecuta el plan y realiza las actividades para producir todos los entregables y lograr el objetivo del proyecto.

Durante la fase de ejecución se utilizan diferentes tipos de recursos. Por ejemplo, si se proyecta diseñar y construir un edificio de viviendas, el proyecto requiere arquitectos e ingenieros que desarrollen los planos de construcción. Luego, conforme la construcción avance, los recursos necesarios se incrementarán de forma considerable para incluir a carpinteros, electricistas, pintores, etc. El nivel de esfuerzo disminuirá una vez que la construcción se complete, y un equipo pequeño de trabajadores terminará el diseño de los jardines y dará los últimos toques a los interiores.

En esta fase se logra el objetivo del proyecto, y el cliente debe quedar satisfecho al ver que el alcance del trabajo se completó y obtuvo los entregables según las especificaciones, dentro del presupuesto y a tiempo.

Mientras el trabajo del proyecto se está realizando, es necesario monitorear y controlar el avance del trabajo para asegurarse de que toda marcha según el plan y que el objetivo del proyecto se logre. Para medir el avance real es importante hacer seguimiento de cuáles tareas se han iniciado y terminado realmente, cuándo se iniciaron y terminaron, del valor acumulado del trabajo completado, de si los entregables del proyecto están cumpliendo con los criterios de calidad esperada y de cuánto dinero se ha gastado o comprometido. Si en cualquier momento durante el proyecto la comparación del avance real con el avance planeado revela que el proyecto está atrasado, el presupuesto se ha rebasado o no se cumple con las especificaciones técnicas, se deben emprender acciones correctivas para volver a encarrilar el proyecto.

Antes de tomar la decisión de implementar acciones correctivas, sería necesario evaluar varias alternativas de acción para garantizar que la acción correctiva haga que el proyecto esté de nuevo dentro del alcance, el programa y las restricciones presupuestarias del objetivo del proyecto. Tenga en cuenta, por ejemplo, que la adición de recursos para recuperar tiempo y ajustar de nuevo el proyecto al programa puede dar lugar a que el presupuesto previsto se exceda. Si un proyecto está totalmente fuera de control, quizá sea difícil lograr el objetivo del proyecto sin sacrificar el alcance, el presupuesto, el programa o la calidad. La esperanza de que un problema desaparezca sin intervención correctiva es ingenua. Cuanto antes se detecte y corrija un problema, mejor.

Se debe establecer un sistema de control de cambios para definir cómo se documentarán, aprobarán y comunicarán los cambios. También se debe lograr un acuerdo entre el patrocinador, el gerente del proyecto y el equipo del proyecto, respecto a la manera en que se manejarán los cambios. Si los cambios se aceptan verbalmente en vez de aprobarse por escrito y no hay una indicación clara del impacto que tendrán en el alcance del trabajo, el presupuesto o el programa, causarán problemas en el futuro. Los miembros del equipo deben tener cuidado al aceptar los cambios por casualidad, sin saber si necesitarán más horas-hombre de trabajo. Si el cliente no está de acuerdo en pagar por un esfuerzo adicional, el contratista deberá absorber los costos adicionales y también el riesgo de rebasar los costos por una tarea particular del proyecto.

Algunos cambios son triviales, pero otros pueden afectar de manera significativa el alcance de trabajo del proyecto, el presupuesto o el programa. La decisión de cambiar el color de una habitación antes de que se pinte es un cambio trivial. Pero decidir que se quiere una casa de dos pisos cuando el contratista ya ha colocado los cimientos para una casa de un piso es un cambio importante, y sin duda aumentará el costo y probablemente retrasará la fecha de terminación.

El impacto que tiene un cambio en el logro del objetivo del proyecto puede verse afectado por el momento en que el cambio se identifica. En general, cuanto más tarde se identifiquen los cambios en el proyecto, mayor será su efecto sobre el logro del objetivo. Los aspectos con más probabilidades de ser afectados son el presupuesto y la fecha de terminación del proyecto. Esto es particularmente cierto cuando el trabajo ya se ha completado y debe “deshacerse” para adaptarlo a los cambios requeridos. Por ejemplo, sería caro cambiar las tuberías de un edificio de oficinas después de que las paredes se han completado, debido a que algunos de ellos tendrían que quitarse y luego habría que instalar otros nuevos. Sin embargo, si tal cambio se hiciera mucho antes en el proyecto, mientras el edificio estaba siendo diseñado, la adaptación sería más fácil y menos costosa.

La fase de ejecución del ciclo de vida del proyecto termina cuando el patrocinador o el cliente quedan satisfechos con el logro del objetivo del proyecto y con el cumplimiento de las especificaciones y, por consiguiente, aceptan los entregables del proyecto.

La fase final del ciclo de vida del proyecto es el cierre del mismo, comprende diversas acciones, que incluyen el cobro de las facturas y los pagos finales, la evaluación y el reconocimiento del personal, la realización de una evaluación a posteriori del proyecto, la documentación de las lecciones aprendidas y el archivo de los documentos del proyecto.

La organización del proyecto debe asegurarse de que las copias de la documentación están debidamente organizadas y archivadas para que en el futuro puedan recuperarse con facilidad si se desea consultarlas. Por ejemplo, la información del costo real y del programa de un proyecto terminado puede ser útil para desarrollar el programa y los costos estimados del proyecto propuesto.

Una tarea importante durante esta fase es evaluar el desempeño del proyecto. El equipo del proyecto debe identificar las lecciones aprendidas y hacer recomendaciones para mejorar el desempeño en proyectos futuros. También se debe obtener retroalimentación del patrocinador para determinar si los beneficios esperados del proyecto se han logrado, evaluar el nivel de satisfacción del cliente y conseguir cualquier información que pueda ser útil en las relaciones de negocios futuras con ese cliente.