Una de las tareas más complicadas de todo Gerente de Proyectos es la de asignar las responsabilidades a su equipo de trabajo. La clave del éxito de muchos proyectos es la de definir detalladamente el rol y los entregables de cada colaborador en un plazo preestablecido. Al final, cada uno de esos roles determinará la forma en la que interactúen, así como el clima laboral que se respire en el equipo.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es una Matriz de asignación de responsabilidades?
2. Tipos de matrices de asignación de responsabilidades
1. ¿Qué es una Matriz de Asignación de Responsabilidades?
Una matriz de asignación de responsabilidades es una herramienta que se usa para ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del proyecto y otros interesados.
La matriz de asignación de responsabilidades es empleada para designar a las personas responsables de realizar los elementos de trabajo en la Estructura de División del Trabajo (EDT). También es una herramienta útil porque recalca quién es responsable de cada elemento y muestra el papel que tiene cada persona como apoyo en el proyecto en general.
La matriz de asignación de responsabilidades muestra a todas las personas asociadas con cada elemento en la estructura de división del trabajo, así como todos los elementos de trabajo asociados con cada persona.
2. Tipos de Matriz de Asignación de Responsabilidades
Los principales tipos de Matrices que existen son:
a) Matriz RAM
b) Matriz RACI
c) Matriz RASCI
a) Matriz RAM
La matriz de asignación de responsabilidades RAM es una matriz básica, la cual enumera los Elementos de Trabajo de la EDT o las Tareas y establece referencia cruzada con cada integrante o miembro del equipo.
El tipo de relación puede ser:
• P: Posee responsabilidad Primaria o Principal
• S: Posee responsabilidad Secundaria o de Soporte (Apoyo).
Ejemplo de Matriz RAM:
La imagen muestra la matriz de asignación de responsabilidades RAM asociada con la estructura de división del trabajo para un evento recreativo de una comunidad, en la que por ejemplo se indica que Jim es el responsable principal de las Taquillas y que Chris y Joe lo apoyan en este esfuerzo.
La imagen también muestra todos los elementos de trabajo con los que Joe está involucrado. Se debe tener en cuenta que sólo una persona debe ser designada como líder o responsable principal de cada elemento de trabajo, ya que la designación de la responsabilidad principal a dos o más personas quizá cause confusión e incremente el riesgo de que algunos trabajos “queden inconclusos”, debido a que cada persona puede suponer que la otra hará el trabajo.
Imagen: Matriz RAM para un proyecto
b) Matriz RACI
La matriz RACI a diferencia de la matriz RAM establece una mayor precisión a las responsabilidades sobre el elemento de trabajo o tarea. Para comprender mejor cómo funciona la Matriz RACI, veamos el significado de cada letra en la sigla.
• R (Responsable): La primera letra está dirigida a quienes realizan el trabajo para completar una tarea. Aunque la persona que se encargue de este trabajo se lo haya delegado a terceros, será él quien deba responder por la entrega de la tarea.
• A (Autoridad): Esta letra se refiere al responsable por la finalización adecuada de una tarea, es decir, es quién delega las tareas que deben ser ejecutadas en pro de realizar la tarea asignada a la persona responsable.
• C (Consultor): Son aquellos que brindan opiniones de valor, generalmente son expertos en el tema con quienes hay comunicación en ambas direcciones. Las personas que responden a esta letra son aquellos buscados por los involucrados en el proyecto para comprender mejor un tema determinado.
• I (Informado): Los informados son actualizados sobre el progreso del proyecto, que generalmente ocurre al momento de la finalización y la entrega de la tarea.
Ejemplo de Matriz RACI:
La imagen se muestra la matriz de asignación de responsabilidades RACI para la creación de un nuevo producto, en la que por ejemplo podemos notar que el rol de Responsable recae en mayor medida en el diseñador y el equipo, además de que generalmente, el dueño del producto ocupa el rol de Autoridad.
Por otro lado, el auditor está designado más veces como Consultor y la mayoría de las ocasiones el financiero es el Informado.
Imagen: Matriz RACI para la creación de un nuevo producto
c) Matriz RASCI
La matriz RASCI es una variación de la matriz RACI. La única diferencia es la adición de un nuevo rol: el de apoyo (S), donde:
• S (Soporte o Apoyo): Son recursos asignados al Responsable (R) para la consecución de la tarea. A diferencia del consultado (C), el rol de apoyo (S) trabaja en la tarea. Es alguien que apoya un rol ejecutivo en un proceso, contribuyendo a la implementación de una tarea en un proceso. Bien podría ser un substituto.
Ejemplo de Matriz RASCI:
La imagen se muestra la matriz de asignación de responsabilidades RASCI, en la que por ejemplo vemos que: E. Perez, que trabaja en el Dpto. Comercial es la Autoridad y el Responsable de lanzar la reunión interna del proyecto (A/R), además es la Autoridad encargada de emitir la orden de facturación del anticipo (A) y el Responsable y la Autoridad encargada de convocar la reunión con el cliente (A/R).
Además, cuando Sanchez del Dpto. de Consultoría tenga algún cambio de alcance, y cuando realice la planificación del proyecto, deberá de mantenerlo informado (I).
Figura 3: Matriz de asignación de responsabilidades RASCI
