¿Cómo definir las actividades del proyecto? | Ejemplos Prácticos

El planificar las actividades de un proyecto es el primero de los procesos necesarios para gestionar el tiempo. Este proceso comprende la formación de paquetes de trabajo que han sido especificados en la Estructura de División del Trabajo (EDT) en una lista de actividades. Al utilizar la EDT, la persona o el equipo responsable de cada paquete de trabajo define todas las actividades específicas que se deben realizar para elaborar el producto final o entregable del paquete de trabajo.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:

Las actividades del proyecto son las que explican con mayor detalle cómo se realizará el proyecto. Una actividad, también conocida como tarea, es una pieza de trabajo definida que consume tiempo, pero no requiere necesariamente esfuerzo por parte de las personas que la realizan; por ejemplo, el endurecimiento del concreto en una construcción puede tardar varios días, pero no requiere de ningún esfuerzo humano.

Definir las actividades del proyecto consiste en identificar las acciones que deben ser llevadas a cabo para conseguir los entregables del proyecto. Después de crear la Estructura de División del Trabajo, obtenemos el nivel más bajo de esta descomposición, el cual denominamos Paquetes de trabajo. La descomposición de éstos, en componentes más pequeños nos proporciona las Actividades necesarias para ejecutar los paquetes de trabajo.

Cuando todas las actividades específicas se han definido para cada uno de los paquetes de trabajo, deben incluirse en una lista de actividades completa.

El paso siguiente es crear un diagrama de red que muestre la secuencia apropiada y defina relaciones de dependencia que indiquen cómo se deben realizar las actividades para lograr el alcance del trabajo y producir los entregables de todo el proyecto. Es importante señalar que es posible que al inicio del proyecto no se definan todas las actividades específicas, por ejemplo, en un proyecto de larga duración. Es más fácil que se definan las actividades específicas para el trabajo a corto plazo y, a medida que más información se conozca o se haga evidente, el equipo del proyecto elabore progresivamente las actividades específicas. En líneas generales y siguiendo siempre los procesos de planificación del proyecto, los procesos de gestión del tiempo incluyen:

En la que se identifican las actividades específicas del cronograma que deben ser realizadas para producir los entregables. En la definición de actividades, se estructurarán los paquetes de trabajo que dan lugar, una vez descompuestos, a las actividades del cronograma. Una vez finalizada la definición se tendrá una lista completa de todas las actividades para ser realizadas en el proyecto

Para ello, se identifica y documenta las dependencias entre actividades. Para no cometer errores en este punto las actividades del cronograma deben ordenarse indicando las actividades precedentes implicadas, así como adelantos y retrasos. El peligro de no realizar bien la secuenciación podría ser obtener un cronograma poco adecuado a la realidad y a la capacidad para realizarlo.

A continuación, se muestra un par de ejemplos de Definición de las Actividades:

En la imagen, para el paquete de trabajo 3.1 denominado “Puestos”, de la Estructura de División del Trabajo de un Evento Recreativo (el cual se encuentra encerrado dentro de una circunferencia de color amarillo) se identifican las ocho actividades específicas siguientes:

En la otra imagen, la Estructura de División del Trabajo para un Proyecto de Estudio del Mercado de Consumo se definen las actividades específicas que se deben realizar para cada paquete de trabajo.

Para el caso del paquete de trabajo 1.1, “Diseño”, se identifican las siguientes cinco actividades específicas:

Para el caso del paquete de trabajo 1.2, “Respuestas”, se identifican las siguientes tres actividades específicas:

Para el caso del paquete de trabajo 2.1, “Software”, se identifican las siguientes dos actividades específicas:

Para el caso del paquete de trabajo 2.2, “Reporte”, se identifican las siguientes tres actividades específicas: