¿Cómo estimar los recursos necesarios del proyecto? | Recomendaciones

Es necesario estimar los tipos y las cantidades de los recursos que se requerirán para hacer cada actividad específica con el propósito de estimar posteriormente cuánto tiempo tomará realizarla. Los recursos incluyen las personas, los materiales, el equipo, etc. Los recursos estimados requeridos para una actividad influirán en la duración estimada para llevar a cabo esa actividad. El éxito de la gestión del proyecto se apoya en el proceso de estimar correctamente los recursos de las actividades que lo componen.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:

Estimar los recursos de las actividades implica identificar el tipo, la cantidad, las características y la disponibilidad de los recursos necesarios para completar las actividades. Los tipos y cantidades estimadas de los recursos requeridos para una actividad junto con la disponibilidad de dichos recursos influyen en la duración estimada del tiempo que tomará realizar la actividad, lo cual a su vez permite estimar el costo y la duración de manera más precisa.

Cuando se estiman los recursos para las actividades debe tomarse en cuenta la disponibilidad de cada uno. Es importante saber con qué tipos de recursos se cuenta, en qué cantidades y durante qué periodos para determinar si se dispondrá de los tipos correctos en las cantidades suficientes durante los periodos necesarios por el proyecto.

Por ejemplo, un proyecto para un edificio nuevo requiere arquitectos e ingenieros durante la fase de diseño en la primera parte, y albañiles durante la fase de construcción. Por tanto, la firma de arquitectura e ingeniería debe contar con arquitectos e ingenieros disponibles cuando los necesite para diseñar un nuevo edificio de oficinas. Si no están disponibles porque están asignados a trabajar en otros proyectos, se podría retrasar el diseño del edificio o necesitar subcontratar a una empresa para el diseño.

Cuando se considera la disponibilidad de los recursos tal vez sea necesario hacer algunos supuestos, como la capacidad para contratar más personas con la experticia apropiada, de modo que estén disponibles para trabajar en un proyecto cuando se les solicite. Cuando se comprenda la disponibilidad de los tipos y cantidades de los diversos recursos durante los periodos en que el proyecto se ejecutará, es necesario estimar los tipos y cantidades de recursos requeridos para realizar cada actividad específica.

En muchos casos, en particular para proyectos más pequeños, la mayoría de las actividades involucra recursos humanos, es decir, los integrantes o miembros del equipo de proyectos que pueden emplearse de tiempo completo o parcial durante el proyecto. Por ejemplo, se estima que se necesitan cuatro personas para pintar el interior de una casa nueva. Si no se dispone de cuatro pintores durante el periodo en que se necesitarán, entonces algunos de ellos quizá deban trabajar horas extra o tal vez se tenga que subcontratar parte del trabajo. Por otra parte, si se estiman demasiados pintores ocurriría un problema de ineficiencia porque chocarían entre sí, o estarían inactivos mucho tiempo.

Además de los recursos humanos, las actividades específicas también pueden requerir recursos de equipo, como equipo para remover la tierra y limpiar un terreno para la ampliación de una escuela. Asimismo, puede haber actividades específicas que requieran una estimación de los materiales o suministros necesarios para llevarlas a cabo, como la madera requerida para construir una casa, las tejas que se necesitan para instalar un techo o los muebles necesarios para montar una nueva guardería.

Se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones adicionales al momento de estimar los recursos de las actividades:

A veces, la estimación de los tipos y las cantidades de materiales que se requerirán para una actividad específica proporcionan una oportunidad para incluir otras relacionadas que fueron omitidas cuando se definieron actividades específicas para un paquete de trabajo. En el caso de los muebles, tal vez se estimaron los materiales necesarios para ensamblarlos, pero luego se descubrió que varias actividades precedentes asociadas con los muebles se habían omitido, como la solicitud de licitaciones o cotizaciones para los muebles, la revisión de las propuestas y el pedido de los muebles, así como la tarea del proveedor de fabricar y/o entregar los muebles.

Cuando se estiman los tipos y cantidades de los recursos requeridos para cada actividad determinada, es conveniente involucrar a una persona con suficiente experiencia para que ayude a hacer la estimación.

Se debe tener en cuenta de estimar los recursos de las actividades lo más preciso posible, ya que ellos se usarán posteriormente para determinar su costo y estimar el presupuesto del proyecto.